מה שאתה צריך לדעת על היררכיית התפקיד המנהלי

היררכיית תואר מנהלי

האם אתה מבין את ההיררכיה של שם התפקיד הניהולי?



אפילו אנשים העוסקים בתחום הניהולי במשך שנים עשויים למצוא את הרשת המורכבת שלה של תארים, מבנים ארגוניים ותחומי אחריות מגוונים לפעמים מבלבלים. מנהלים מנוסים עשויים למצוא את עצמם שואלים שאלות, כגון:

  • אילו דברים שונים עושים בדרך כלל קציני מנהלה ומפקחים מנהליים? (קצינים בדרך כלל מנהלים תהליכים בעוד המפקחים מנהלים תהליכים אך גם עובדים אחרים.)
  • מה ההבדל בין מנהל משרד ומנהל משרד ?
  • האם מנהל בכיר הוא מנהל בכיר או מי שמנהל למנהלים? (הם בדרך כלל מנהלים למנהלים).

(- גמור יותר עם זה האסיסט - העלון השבועי מספר 1 בחינם המיועד לעוזרים על ידי עוזרים.)

השאלות נמשכות ונמשכות. בסופו של דבר, התוכנית המסתורית של כותרות תפקיד מנהליות עשויה להוביל את אנשי המקצוע לשאול היכן התארים שלהם משתלבים בנוף הכללי. דילמה דומה עשויה לחשוב על ציידים בעבודה התוהים לאילו תארים תפקידים אדמיניסטרטיביים למקד בחיפושי הקריירה שלהם.



מבולבל בנוגע להיררכיית התפקיד המנהלי

בואו נבהיר את ההיררכיה של שם התפקיד המנהלי! הנה כל מה שאתה צריך לדעת כדי להבין את הרמות השונות של כותרות מנהל וגם לפרש את המשמעות של הכותרות.

הערה לפני שנתחיל: התפקידים, האחריות והציפיות שאנו מכסים להלן עשויים להופיע ברמות מרובות. לדוגמא, מנהל משרד יכול להיות תפקיד בכניסה בחברה אחת ומשרה ברמה גבוהה בחברה אחרת שיש לה צרכים משרדיים תובעניים יותר. בנוסף, שים לב שרשימה זו מכסה תפקידים אדמיניסטרטיביים רבים, אך בהחלט לא כולם, שתיתקל בהם.



תארים ניהוליים ברמת כניסה

תפקידים אדמיניסטרטיביים ברמת הכניסה

  • רכז משרד
  • מנהל משרד
  • עוזר משרד
  • מנהל משרד
  • פקיד במשרד
  • עוזר דלפק הקבלה
  • פקיד הזנת מידע
  • מומחה להזנת נתונים
  • רכז המחלקה
  • רכז אדמיניסטרטיבי
  • עוזר מנהלי
  • עוזר שירותים מנהליים
  • עזרה מנהלית
  • עמית מנהל
  • מנהל
  • עוזר אדמיניסטרטיבי זוטר
  • מנהל אירועים
  • פְּקִיד קַבָּלָה
  • פקיד תיקים
  • עוזר אישי

אחריות תפקיד מנהל מערכת בכניסה

מנהלי כניסה בדרך כלל עושים מעט מכל דבר. ייתכן שיהיה להם יום איטי אחד של ארגון קבצים והכנת מסמכים ואז יגיעו לעבודה למחרת למצוא תיבת דואר נכנס מלאה בבקשות מגוונות של אנשי הצוות ברחבי המשרד.

עובדים מבקשים ממנהליהם כל סוג של תמיכה שהם זקוקים להם בכל זמן נתון. אנשים בתפקידים אלה מסיימים את כל פריטי הצורך לעשות ברחבי המשרד, עוזרים לעובדים לעשות את המיטב שלהם ושומרים על המשרד בצורה חלקה ככל האפשר.

כל מנהל כניסה מן הסתם ימצא את עצמו:

  • ניהול תקשורת משרדית - השקת שיחות טלפון ארגוניות, מיילים ודואר מסורתי
  • שמירה על שירותי משרד, כולל משאבי IT ומתקנים (זה כולל שאלות טכניות של בקשות ובקשות שירות).
  • שיתוף פעולה בין מחלקות כדי לעזור בתכנון אירועים ויוזמות
  • תיאום תוכניות נסיעה, עריכת מסלולים והשלמת הזמנות
  • תזמון וניהול יומנים
  • שמירה על רשימות אנשי קשר
  • שמירה על המשרד שיטת תיוק בסדר
  • ייצוג אינטרסים משרדיים בקשרים עם מקורבים חיצוניים, כולל ספקים, יועצים ולקוחות
  • יצירת חשבוניות
  • מעקב והזמנת ציוד משרדי
  • מתן חטיפי משרד והטבות אחרות
  • מתן תמיכה לפי הצורך לדירקטורים, מנהלים ומנהלים
  • שמירה על סידור שטחי משרדים משותפים
  • טיפול בחבילות ובדואר נכנסות ויוצאות

כדי להתמודד בצורה נאותה עם רשימת האחריות המגוונת הזו, בדרך כלל מצפים ממנהלי כניסה:

  • להכיר ולהגיב לבעיות פוטנציאליות
  • קח יוזמה לפתרון בעיות באופן עצמאי ויצירתי (כדי להיות יעילים ככל האפשר, מנהלי כניסה צריכים להיות מסוגלים לקבל החלטות ולהתמודד עם נושאים מבלי לדרוש קלט מאף אחד אחר.)
  • לתקשר ביעילות ובכבוד עם בעלי עניין פנימיים וחיצוניים במגוון פורמטים שונים
  • ניהול אסטרטגי של זמן
  • משימות ריבוי משימות והעבר משימות במהירות כדי להשלים מגוון חובות מיניאליות מבלי לתת לשום דבר ליפול דרך הסדקים
  • ארגן ועיבד מידע תוך מעקב אחר פריטים ופרויקטים פיזיים כדי למקסם את התפוקה
  • שמור על קור רוח כאשר הדברים משתבשים
  • היו מהירים ומוכנים בכל עת
  • זכור פרטי מפתח כאשר מספר אנשים מגישים בקשות בעל פה, בכתב יד ובאימייל לאורך כל היום
  • לעבוד במהירות, אך במדויק

תפקידים אדמיניסטרטיביים בדרג בינוני

תפקידים אדמיניסטרטיביים בדרג בינוני

  • עוזר מנהלי
  • מנהל משרד
  • עוזר מנהלי
  • מנהל תפעול
  • מנהל שירותי מנהלה
  • מנהל תמיכה אדמיניסטרטיבית
  • מומחה לתמיכה מנהלית
  • מנהל אירועים
  • עוזר אישי
  • מנהל שירות
  • רכז נסיעות
  • מומחה מינהלי
  • עוזר מנהלי בכיר
  • מזכירה ראשית
  • מנהל עסקים
  • מנהל עסקים
  • מנהל מתקנים
  • טכנאי מנהלי
  • עוזר צוות
  • מתזמן
  • עוזר היחידה

אחריות על תפקיד מנהל מערכת בינוני

כמו מנהלי כניסה, מנהלי דרג בינוני עושים מעט מכל דבר. (מה אנו יכולים לומר; נראה שזה סימן ההיכר של התחום הניהולי.) עם זאת, בניגוד מנהלי דרג כניסה, מנהלי דרג ביניים בדרך כלל עושים מעט פחות משימות, אך הרבה יותר מיוחדות, כגון טיפול בשכר. מנהלים בדרג בינוני ייקראו בדרך כלל להשתתף בפרויקטים גדולים המונעים על ידי משימות, כולל יוזמות תרבות חברות, תוכניות תגמול עובדים ומיתוג מחדש אסטרטגי.

בנוסף, לאחר שמנהלים יעברו מרמת הכניסה לרמה הבינונית, הם יצטברו מספיק ניסיון לתכנן וליישם מדיניות משלהם לשיפור פעילות החברה.

כל מנהל בדרג בינוני כנראה ימצא את עצמו:

  • יישום מדיניות משרדית ושיפור אסטרטגיות בתהליכים קיימים
  • פיתוח יוזמות הקשורות לתרבות החברה ולבריאות העובדים
  • יישום נהלי בטיחות קריטיים, כולל קביעת תכניות פינוי, הפעלת תרגילים והקמת אבטחת מבנים
  • טיפול בשכר
  • תכנון עיצוב משרדים ושיפורי פריסה
  • עלייה ועליה של עובדים חדשים
  • ניהול משימות תפעול, כולל טיפול בהטבות תגמול לעובדים, חניה ותחזוקת מבנים
  • סיוע ישיר למנהלים
  • תכנון אירועים ופגישות
  • תיאום נסיעות
  • תזמון וניהול יומנים
  • יצירת דוחות ולעיתים הצגתם
  • פיקוח על אנשי צוות תמיכה במשרד אחרים
  • שמירת ספרים ורשומות
  • בעלות על תהליכי חשבונית
  • קביעת ארגון המידע והארכיטקטורה של החברה
  • ממשק עם לקוחות, ספקים, הנהלת בניינים ועובדים על בסיס קבוע
  • הפעלת פרויקטים גדולים של משרדים, כגון שיפוצים, התקנות ויוזמות עיצוב משרדים
  • ניהול תקציב משרד וניהול פיננסי החל מטיפול בהוצאות וכלה ביישום תהליכים
  • משא ומתן ומעקב אחר חוזים
  • שמיעה (ופתרון בעיות הקשורות לתלונות)
  • פתרון סכסוכים בעובדים

עוזר מנהלי ריבוי משימות

כדי להתמודד בצורה נאותה עם רשימת האחריות המגוונת הזו, בדרך כלל צפויים מנהלי הביניים:

  • לפתח באופן עצמאי פתרונות קיימא לבעיות ככל שהם מתעוררים
  • מינוף כל ה כלי המסחר כדי לשפר ולחזק תהליכים
  • חשוב אסטרטגי וספק למנהלים הדרכה קולית לתמונה גדולה
  • לטפל בחן בלחץ כדי להישאר משאב אמין כל הזמן לניהול
  • תן עדיפות לעבודה בדרכים התואמות את משימת החברה
  • השתמש בשיקול דעת בכל עת כדי להיות שומר אמין על מידע סודי
  • העבר מסרים ביעילות למגוון קהלים שונים במגוון פורמטים שונים
  • משא ומתן ורשת לבניית קשרים מיטיבים ומספקים
  • נצל אינטליגנציה רגשית לעבודה הרמונית ויעילה עם אחרים
  • החל מיומנויות ניתוח בכדי להודיע ​​על החלטות עסקיות מרכזיות
  • להבין ולפרש מידע מורכב הקשור לאחריות משרד מופשטת (יחסים) וגם טכנית (ניהול מלאי)
  • הסתגל לדרישות ואחריות משתנות
  • להוביל אחרים ולהאציל משימות
  • הנחיית פרויקטים ותהליכי עבודה מההתחלה ועד לסיומה
  • פרטי תפוס גדולים וקטנים
  • הקשיב, עודד ותן מדי פעם 'טיפול' במקום העבודה

(- גמור יותר עם זה האסיסט - העלון השבועי מספר 1 בחינם המיועד לעוזרים על ידי עוזרים.)

תפקידים אדמיניסטרטיביים ברמה גבוהה

עוזר אדמיניסטרטיבי ברמה גבוהה

  • מנהל משרד
  • עוזר מנהלי
  • עוזר בכיר
  • עוזר אישי בכיר
  • קצין מנהל ראשי
  • מנהל מינהל
  • מנהל שירותים אדמיניסטרטיביים
  • מנהל תפעול ראשי
  • מנהל תפעול
  • פקידת קבלה בכירה
  • קשר קהילתי
  • קצין אושר ראשי
  • קצין אנשים ראשי

אחריות עבודת מנהל ברמה גבוהה

כמו מנהלים אחרים, גם מנהלים ברמה גבוהה עושים את זה מעת לעת. עם זאת, במשרות ברמה גבוהה, המיקוד שהתחלנו לראות סביב רמת הביניים הולך ומעמיק עוד יותר. מנהלים ברמה גבוהה בדרך כלל משקיעים יותר מזמנם בעבודה עם מנהלים ספציפיים או בעבודה על תהליכים עסקיים. מנהלים מנוסים יבזבזו את רוב זמנם בהבטחת הצלחת אזור המיקוד שלהם והרבה פחות זמן בטיפול בבעיות חלקיות, מצבי חירום קלים ומשימות ניהול קטנות אחרות.

כל מנהל ברמה גבוהה כנראה ימצא את עצמו:

  • משמש כשיתוף פעולה ראשי ברחבי המשרד
  • להיות הקשר היחיד בין צוותי משרדים שונים במהלך פיתוח וביצוע יוזמות, מדיניות ותהליכים כלל-חברתיים
  • הנחיה ואף הובלת יוזמות עסקיות חדשות ופרויקטים אסטרטגיים
  • ייעוץ לשיפור התפעול ותהליכי העבודה עבור מחלקות שלמות
  • ביצוע מגוון פונקציות אסטרטגיות של משאבי אנוש הקשורות לגיוס עובדים, שימורם ופיתוח מדיניות
  • ניהול ראשי מנהלים ומנהלים אחרים
  • קביעת אופן השימוש הטוב ביותר במשאבי החברה
  • מודיע לבעלי עניין בחברה על עדכונים ופיתוחים מרכזיים
  • ניהול והדרכה של כל צוות התמיכה הניהולי ולעיתים קרובות גם צוותים אחרים
  • הגדרת יעדים לכל החברה ולצוותים בודדים
  • פיקוח על כל הדברים הקשורים לפעילות היומיומית
  • רודף אחר אפשרויות פיתוח עסקי
  • שמירה על קשרים עסקיים אסטרטגיים חיצוניים מרכזיים
  • מכהן בתפקיד מפקד משנה למנהלי המפתח ומקבל מספר עצום של אחריות במסגרת יכולת זו

כדי להתמודד בצורה נאותה עם רשימת האחריות המגוונת הזו, בדרך כלל צפויים מנהלי הביניים:

  • בעלי ניסיון של שנים והצלחות מוכחות בתפקיד מנהלי או ניהולי
  • להפגין כישורי חשיבה אסטרטגיים וביקורתיים המתחרים באלה של הבכירים שהם משרתים
  • בעלי עין על טבעית לפרטים; האנשים האלה זוכרים את השם של כולם, כל תאריך יעד, וכל נקודת מפתח לגבי מדיניות ותהליכים
  • תקשר עם כל אחד וכולם כדי להשיג תוצאות
  • תניחו את זמנם עד שייראה שיש להם יותר שעות ביום
  • להפגין מחויבות ברמת המשקיעים למשימת החברה
  • יש כישרון לשיפור תהליכים ולניהול תהליכי עבודה באופן המקדם יעילות כמו גם רצון טוב
  • היו אהובים ומכובדים היטב על ידי עובדים מכל הרמות ובכל המחלקות
  • קח בעלות על כל התוצאות, גם אלה שאינן נוגעות ישירות בעבודה היומיומית

(- גמור יותר עם זה האסיסט - העלון השבועי מספר 1 בחינם המיועד לעוזרים על ידי עוזרים.)

אם אתה בתחום הניהולי (במיוחד אם אתה גולש במשרות), אנו בטוחים שנתקלת בנתח ההוגן שלך בתארים ניהוליים. נשמח לעיין בהיררכיית התפקיד המנהלי. ספר לנו אילו כותרים פספסנו ושתף את התובנות שלך בהמשך!

תודה מיוחדת ל O * NET און ליין , בחסות משרד העבודה האמריקני, לשמירת מאגר מידע מדהים של תעסוקה.