התבנית הידנית היחידה לנוהלי המשרד שתזדקק לה

מדריך הליכי משרד

אם יש לך נהלים משרדיים שאתה צריך לתעד, אתה יכול כנראה להשתמש בתבנית ידנית של נהלי משרד. תבניות מקלות על חייך, נותנות לך נקודת התחלה איתנה ומסייעות להבטיח שלא תשאיר שום מידע מכריע.



מדוע בכלל תצטרכו לתעד נהלי משרד? במילים אחרות, מדוע עליכם ליצור מדריך לנהלי משרד?

טיפ מקצוען: אם אתה עובד מרוחק או חלק מצוות עם עובדים מרוחקים המחפשים דרך יעילה להישאר מחובר, אנו ממליצים לבדוק נקסטיבה . תוכנת ה- Voice over Internet Protocol (VoIP) של נקסטיבה, שתוכננה בצורה מושלמת לכוח העבודה המודרני והמפוזר, מאפשרת לעובדים לבצע שיחות ברורות מכל מקום באמצעות מחשב או טלפון.

שאלה מצוינת. השכל הישר מציע כי מדריכי פרוצדורה הם רעיון טוב באופן כללי, אך יש גם כמה יתרונות ספציפיים ביצירת מדריך נהלים משרדיים:



  • אם אתה יוצא לחופשה, כל אחד יכול להשתמש במדריך כדי לבצע את המשימות החשובות שלך. המדריך עוזר לעובדי הסטנד-אפ שלך לעשות את מה שצריך לעשות, והוא גם מביא לך שקט נפשי מכיוון שתדע שעבודתך מכוסה, וגם מכוסה נכון; כתבת את המדריך, אחרי הכל!
  • אם אתה צריך לעלות על עובד חדש, אתה יכול לספק לגיוס החדש עותקים של המדריך. תוכל להסביר בקלות את כל התהליכים והנהלים כאשר העובד החדש עוקב אחריו, מכיוון שהכל יתואר בבירור במדריך.
  • אם אתה צריך להסביר את החובות והתהליכים שלך להנהלה, יהיה לך חשבון מתועד היטב של כל התהליכים והמשימות העיקריים שלך ממש בקצות האצבעות.
  • אם אי פעם תעזוב את העבודה הנוכחית שלך, אז לא תצטרך לטרוף כדי להקליט את כל התהליכים שלך לפני שאתה עוזב. זה גם יועיל למחליף שלך, ולחברה כולה, לקבל מדריך עזר שלא הורכב בחיפזון.

SN_SwagBox_banner

התבניות והטיפים שלהלן מסייעים למנהלי משרד ועוזרי מנהלים לתעד ולשתף את תהליכי העבודה האמיתיים שלהם.

(PS - הצטרף לאחת מקבוצות ה- FB הפרטיות שלנו אך ורק עבור עוזרים בכירים אוֹ מנהלי משרד . זו קהילהלהתחבר, לשתף פעולה ולשתף עצות כיצד להתגבר על הקשת הרחבה של האתגרים העומדים בפניך בתפקידך.)



שיטות עבודה מומלצות ידניות לנוהלי משרד

הנה כל מה שאתה צריך כדי ליצור תבנית ידנית של נהלי משרד יעילים.

שיטות עבודה מומלצות ידניות לנוהלי משרד

  1. ס טארט את המדריך שלך עם מתאר. לדברי פטרישיה רוב , סופר של צוחקים כל הדרך לעבודה: בלוג הישרדות לעוזר המינהלי של היום , 'עליך לארגן את חובותיך בפורמט לוגי בתוכן העניינים כדי למפות כיצד ברצונך למקם כל פריט. לאחר השלמת תוכן העניינים, תוכלו לחזור ולמלא את הפרטים. '
  2. השתמש בתיאור התפקיד שלך ובכל תיעוד מהביקורות האחרונות כדי לשלוף את האחריות העיקרית שלך. המדריך שלך אמור לכסות, צעד אחר צעד, כיצד לבצע כל אחת מאחריות הליבה הזו.
  3. הפרד בין כל המדיניות שאתה צריך לתעד מכל ההליכים שאתה צריך לתעד. לפי גשר התאימות , 'מדיניות מגדירה מערכת כללים כמו התנהגות במקום העבודה, ואילו הליך מגדיר את הצעדים שעליכם לנקוט בכדי לעובד עובד חדש.' כשאתה רוצה שמישהו יידע למה אתה עושה משהו, צור ותעד מדיניות. כאשר אתה רוצה שמישהו יידע לעשות משהו, צור והקליט נוהל.
  4. כתוב את המדריך בשפה ברורה ותמציתית. מדריך פרוצדורי הצפנה הוא כמעט חסר תועלת. הנה פתגם משרדי חדש עבורך: מדריך נוהל שאף אחד לא יכול להבין לא יעשה לאף אחד טוב.
  5. כלול כותרות ונקודות תבליט. בנוסף לכתיבת הנהלים בשפה ברורה, קראו נושאים חשובים והסכמות באמצעות כותרות מודגשות, נקודות תבליט, טבלאות ועוד אלמנטים חזותיים שמפרקים גושי טקסט. זה עוזר לכל אחד לדלג על המדריך ולעבור לסעיפים הרלוונטיים.
  6. כלול פרטי קשר עבור מי שבבעלותו התהליך , סביר להניח שאתה עצמך. זה עוזר לכל מי שמשתמש במדריך לדעת למי לפנות אם יש לו שאלות.
  7. אמת את המדריך. תן למישהו שאין לו מושג מה אתה עושה לקרוא את המדריך. לאחר שבן זוגך קרא את המדריך, בקש ממנו להעביר אותך דרך משחק אחר משחק של מה שהוא יעשה בכל יום נתון. אם הוא מגשש, סביר להניח שזו תקלה בכתיבה הידנית או במבנה.
  8. הפוך את המדריך לקובץ PDF לחיפוש. זה מאפשר לאנשים לחפש בתחכום הרבה יותר מכפי שהם יכולים להשיג בעזרת גלגלי העיניים שלהם כדי לרפרף את הכדורים והכותרות שלך, ללא קשר למסודר שהם.
  9. כלול את התאריך בו נוצרה המדריך וכן את תאריך עדכוןו האחרון. זה יעזור למשתמשים לאמת שהם מקבלים מידע עדכני.
  10. ספק גמישות ואפשרויות לכל הליך. לפי מדריך כתיבת מדיניות אחד , 'כאשר הדבר אפשרי, ההליכים צריכים להציע את אפשרויות המשתמש. נהלים המגבילים שלא לצורך עשויים להגביל את התועלת שלהם. ' במקרים מסוימים, האנשים המשתמשים במדריך פשוט 'ימלאו' וייתכן שלא יוקדשו באופן עקבי לעקוב אחר הכללים ל- T. אם הם נתקלים במשהו שבאמת לא מתחשק להם לעשות, אולי הם פשוט לא יעשו זאת זה.
  11. לְהִמָנַע כולל מידע שעלול להתיישן בקרוב. לדוגמא, אם הליך כולל שיתוף פעולה עם מישהו בחברה, אתה יכול פשוט להשתמש בכותרת התפקיד במקום בשם האדם. כשאנשים עוזבים את החברה, המדריך יישאר שימושי.
  12. כלול הקשר בעת הצורך. הגדר כל מונח שנראה כמו ז'רגון הספציפי לעמדתך, או הבהר כל פרוצדורות שעשויות לדרוש הקשר כלשהו כדי להבין. לדוגמה, אתה יכול להתייחס לדו'ח השנתי של החברה כ'השנתי '. הקפד להתייחס אליו כאל 'הדו'ח השנתי של החברה' אם אתה מזכיר זאת בכל נהלים. אם מישהו בוחן הליך, הוא עשוי לזלזל בחשיבות ה'שנתי 'ולנקוט בקיצורי דרך אם הוא לא יודע בדיוק מה זה.
  13. צור תוכנית עדכון ולוח שנה. מדריך הליכי משרד אינו מסמך סטטי והוא יזדקק להחייאת כל פעם מחדש. יהיה עליך לטפל בזה כדי לשמור על תקינותו.
  14. כלול תרשימים ארגוניים של מחלקות ועמדות בתוך החברה שלך כדי לוודא שקוראים ידניים יכולים לחבר את הנקודות.
  15. ארגן נהלים ומשימות בהתאם לתדירות. הבהיר אם הליך הוא משימה חד פעמית או חוזרת מדי יום, שבועית, חודשית או שנתית.
  16. כלול כמה זמן כל הליך צפוי לקחת. זה ינהל את ציפיות המשתמשים ויעזור להם להקצות את זמנם בצורה יעילה.
  17. פטרישיה רוב ממליץ גם לכלול רשימות כדי לעזור למשתמשים ידניים להיות בטוחים שהם מכסים את כל ההליכים הקריטיים.

תבניות ידניות לנוהלי משרד

עבודה על תבנית ידנית של נהלי משרד

השתמש בתבנית זו פעמים רבות ככל שתצטרך לכסות את כל חובותיך החיוניות.

כלול את המידע שלהלן כדי לתאר נהלים למשימה אחת במדריך ההליך שלך.

  • המשימה:
  • זמן דרוש:
  • מחלקות מעורבות:
  • תפקידים מעורבים:
  • מדוע אנו עושים זאת:
  • כשאנחנו עושים את זה:
    • יומי:
    • שְׁבוּעִי:
    • יַרחוֹן:
    • מדי שנה:
  • איך אנחנו עושים את זה:
    • שלב 1:
    • שלב 2:
    • שלב 3:
    • שלב 4:
    • שלב 5:
  • אספקת מפתח / ציון השלמה:

דוגמאות ידניות לנוהלי משרד

תבנית ידנית של נהלי משרד

מדריך הליכי המשרד שלך עשוי להיות עשוי משורה של משימות, חלקן קשורות ואחרות נפרדות לחלוטין. ברור, קבוצות הקשורות למשימות יחד. כלול קווים או תרשימי זרימה כדי לציין קשר בין המשימות.

דוגמה 1:

  • המשימה: לקחת מלאי של תחנת חטיפים למשרד
  • זמן דרוש: בערך 15 דקות
  • מחלקות מעורבות: N / A; כולם נהנים מחטיפים, אך מנהל המשרד הוא האחראי היחיד להזמנת חטיפים ולקבלת מלאי
  • תפקידים מעורבים: N / A; זו הופעה סולו
  • מדוע אנו עושים זאת: כדי להיות בטוחים שכמויות החטיפים שלנו משקפות את ההעדפות והצריכה בפועל במשרד.
  • כשאנחנו עושים את זה:
    • יומי: פעמיים, הדבר הראשון בבוקר והדבר האחרון בערב.
  • איך אנחנו עושים את זה:
    • שלב 1: ספרו את החטיפים.
    • שלב 2: רשום את הכמויות הכוללות.
    • שלב 3: רשמו כמויות של כל חטיף ספציפי.
    • שלב 4: במהלך הביקור בסוף היום, מלאו מחדש את החטיפים בהתאם.
    • שלב 5: בצע הזמנות לפי הצורך.
  • אספקת מפתח / ציון השלמה: תחנת חטיפים עם מלאי מחדש.

SN_SwagBox_banner

הזמנת נסיעות

דוגמה 2:

  • המשימה: צור מסלול לישיבת ועדת ההנהגה הבכירה
  • זמן דרוש: 30 דקות
  • מחלקות מעורבות: N / A; מנהיגים מכל מחלקה מעורבים בוועדה, אך יצירת המסלול כוללת רק את הצוות המינהלי.
  • תפקידים מעורבים: עוזרי ההנהלה עבור כל מנהל מחלקה ראשי יצטרכו להוסיף פריטי מסלול וגם לבדוק ולחתום על המסלול הסופי.
  • מדוע אנו עושים זאת: מסלול נסיעה מרכזי בהצלחתה של כל ישיבת ועדת הנהגה מבצעת. מנהיגים לוקחים את המסלול ברצינות ומשתמשים בו לתכנון נקודות שיחה, מצגות ועוד.
  • כשאנחנו עושים את זה:
    • יומי: הפגישה אמנם מתרחשת רק פעם בשבוע, אך תהליך תכנון המסלול נמשך מספר ימים ומתחיל הרבה לפני היום שקדם לפגישה. בצע כמה פריטים מדי יום כדי לשמור על תהליך יצירת מסלולים מהיר וקל ככל האפשר.
  • איך אנחנו עושים את זה:
    • שלב 1: שלחו דוא'ל לעוזרים בכירים במחלקה כדי לקבל את נקודות המסלול שלהם.
    • שלב 2: צור טיוטה ראשונה של המסלול באמצעות קלט של חברות EA אחרות.
    • שלב 3: שלח טיוטת מסלול למועדי EA אחרים לבדיקה ואישור.
    • שלב 4: שילוב משוב וליטוש מסלול סופי.
    • שלב 5: שלח מסלול לכל משתתפי הפגישה.
  • אספקת מפתח / ציון השלמה: המסלול מופץ לכל משתתפי הפגישה יום אחד לפחות לפני הפגישה (ביום שלישי).

נסיעת עסקים

דוגמה 3:

  • המשימה: צור מסלול נסיעות עסקיות של מנהל.
  • זמן דרוש: 1-2 שעות
  • מחלקות מעורבות: לא
  • תפקידים מעורבים: לא
  • מדוע אנו עושים זאת: מסלולי טיול הם מרכזיים להצלחת תכניות הנסיעות העסקיות של בכיר.
  • כשאנחנו עושים את זה:
    • לפי צורך: תדע שיש צורך ליצור מסלול נסיעה כאשר למנהל יגיע נסיעה.
  • איך אנחנו עושים את זה:
  • אספקת מפתח / ציון השלמה: הל- xsequ יש מסלול נסיעה לפחות שבוע לפני מועד היציאה.

האם יצרת אי פעם מדריך לנהלים במשרד? אילו טיפים, טריקים ושיטות עבודה מומלצות הובילו אותך למסלול? שתף את החוויות שלך בתגובות למטה.

(PS - הצטרף לאחת מקבוצות ה- FB הפרטיות שלנו אך ורק עבור עוזרים בכירים אוֹ מנהלי משרד . זו קהילהלהתחבר, לשתף פעולה ולשתף עצות כיצד להתגבר על הקשת הרחבה של האתגרים העומדים בפניך בתפקידך.)

משאבי Office How To:

36 רעיונות לעיצוב משרדי כדי לעודד את העבודה הטובה ביותר של הצוות שלך

25 רעיונות למסיבות אפוס של משרד שכולם יזמזמו במשך שבועות

19 רעיונות לארגון משרד Kickass לפריון מרבי

25 רעיונות ללוח המודעות היצירתי שלמעשה נקראים

101 משחקי משרד מהנים ופעילויות שהופכות את העבודה למדהימה

15 רעיונות לעיצוב משרדי יצירתי שגורמים לאנשים להתרגש במיוחד

7 רעיונות ליום הולדת משרד כיפיים קלים כמו פאי

לוח האירועים במקום העבודה: אירועי משרד לכל חלקי השנה

העברנו חיות מחמד משרדיות ללא תשלום במקום העבודה - כך זה הפך את המשרד שלנו לטוב יותר

מתכננים מעבר משרד? הנה מה שאתה צריך לדעת

כיצד להביא אווירת סטארט-אפ אותנטית לכל משרד

המדריך הסופי כיצד לארגן מערכת הגשת משרד

18 רעיונות למסיבות חג שהם כיף גדול לחברות קטנות

כיצד להפוך את טיול החברה הבא שלך לבלתי נשכח

רשימת הבקרה היחידה לתכנון אירועים תאגידיים שתזדקק לה

המדריך המודרני לשתייה (באחריות) בעבודה

7 דרכים יצירתיות להצהרת מודעות חדשות על עובדים חדשים

21 תעלולים משרדיים מצחיקים (בתקווה) שלא יפטרו אותך

17 עובדי רעיונות של חברת Swag באמת רוצים

A-Z Cheat Sheet לבחירת השירות הטוב ביותר לשיחת ועידה

מדריך מלא לעלון מצליח של החברה [עם תבניות]

איך לזרוק נסיגת חברה שכולם יתלהבו ממנה