כיצד מגדירים ועוזרים המטרות שלהם עוזרי ההנהלה הטובים ביותר

הגדרת מטרה-עוזרת-ביצוע

אנו נשאלים לגבי הגדרת יעדים של עוזר בכיר, גם בתחום שלנו קהילות EA ועל ידי חברינו, וזה נושא שנוי במחלוקת מפתיע. זה בדרך כלל עולה באחת משתי דרכים.



זה או -

אני עוזר בכיר. האם עלי להתחיל לחשוב על הצבת יעדים לעצמי? האם הגדרת יעדים חלה עלי בכלל? איך נראות בכלל המטרות של עוזרי ההנהלה?

אוֹ…



עֶזרָה! הבוס שלי פשוט ביקש ממני לקבוע יעדים בפעם הראשונה ואין לי מושג מאיפה להתחיל. מהן מטרות עוזר ההנהלה ?!

תלוי את מי שאתה שואל, הגדרת יעדים עבור EAs היא חשובה למדי, תרגיל שימושי אך לא קריטי, או ... בזבוז זמן מוחלט.

לאחר שעבדנו בשיתוף פעולה הדוק עם כל כך הרבה עוזרי מנהלים, נטען כי הגדרת יעדים אינה רק תרגיל שימושי עבור כמה עוזרי ההנהלה, זה למעשה קריטי להצלחה בתפקיד.



(- גמור יותר עם זה האסיסט - העלון השבועי מספר 1 בחינם המיועד לעוזרים על ידי עוזרים.)

כפי שמצאנו לאחרונה מצב דו'ח העוזר המבצע , תפקיד ה- EA גדל בהתמדה בהיקפו. עוזרי ההנהלה של היום צפויים להיות הרחבה של המנהלים שהם תומכים בהם. המשמעות היא שבנוסף לביצוע משימות אדמיניסטרטיביות כמו לוח שנה, הזמנת נסיעות וארגון אירועים, רבים מפקחים על פונקציות שהיו בעבר תחום משאבי אנוש, כספים או פעולות. אנחנו מדברים עלייה לעובדים חדשים , לפתור בעיות IT, ניהול הטבות , ואפילו בימוי תרבות משרדית. (אנו מנחשים שאתה יכול להתייחס לזה.)

עוזרי מנהלים צפויים גם להציע ייעוץ אסטרטגי ברמה גבוהה, ולמצוא דרכים חדשות שיעזרו לקדם את העסק. משמעות הדבר עשויה להיות יישום טכנולוגיה חדשה או תהליכים המספקים דחיפה ניתנת למדידה ביעילות או משפיעים על השורה התחתונה של החברה.

ולכן הגדרת יעדים כל כך חשובה. על מנת לעמוד בציפיות הגבוהות הללו ולבצע פונקציות חדשות, עוזרי ההנהלה צריכים להגדיל כל העת את כישוריהם וידעיהם. הגדרת יעדים, במיוחד עם גיליון עבודה להגדרת יעדים , היא הדרך המושלמת להיות ברורים לגבי יעדי העוזר הבכיר שלך ולוודא שאתה מגדיל כל הזמן את היכולות שלך וממשיך להוסיף ערך למנהל שלך, ובסופו של דבר, לעסק.

רעיונות למתנות ארגוניות ללקוחות

כמובן, הגדרת יעדים לעוזרים בכירים מגיעה עם מערך אתגרים ייחודי משלה.

ליזה גולדברג - שמנחה את שלנו קהילות עוזרים בכירים והיא EA לשעבר בעצמה - מפרקת את זה ככה:

ליזה-גולדברג'הגדרת יעדים קשה במיוחד עבור עוזרי ההנהלה מכיוון שכל כך הרבה מהעבודה תגובתי. קשה לתכנן כשאתה לא יודע בדיוק על מה תעבוד. החלק הקשה השני מגיע עם יעדים חדשים. התפקיד אמנם דינמי, אבל לפעמים זה גם מרגיש שאתה עושה את אותם הדברים מדי יום - תזמון, תכנון אירועים, ארגון וכו '.

כדי להראות לנו את הדרך, נעזרנו גם בעוזרת הבכירה החיצונית שלנו ולרי גומז. ולרי היא עוזרת מנהלת מנוסה שמילאה תפקידים עוזרים אדמיניסטרטיביים ומנהלים במקומות כמו APD בטקסס, ותמכה בתפקידי מנהלים ומשאבי אנוש שונים בחברות גדולות וקטנות כאחד. לאחרונה היא לקחה על עצמה את האתגר של הגדרת יעדים בקריירה שלה ושוקלת את השיעורים וההסעות שלה מהניסיון.

לפני שנגיע למפרט של הגדרת יעדים של עוזר בכיר, ראשית נסתכל על שיטות עבודה מומלצות להגדרת יעדים.

שיטות עבודה מומלצות להגדרת יעדים

הגדרת-יעדים-בעצמך

הגיע זמן לשיחה אמיתית. הגדרת יעדים קשה. קחו למשל את החלטות השנה החדשה. מחקר אומר לנו שרק 8% מהאנשים משיגים את יעדי השנה החדשה שלהם - כלומר, 92% מהאנשים שקובעים אותם נכשלים באופן משמעותי. וזה בערך 50% מהאוכלוסייה שקבעו אותם מלכתחילה.

אבל אל תתייאש. כישלון הוא כמעט תמיד תוצאה של מטרות שאינן הגיוניות, שאינן ברות השגה, או שאין שום תוכנית לגביהן לוודא שאתה מגיע לשם.

ומכיוון שאתה קורא את הפוסט הזה, זה לא יקרה לך.

משחקי מפסק קרח לפגישה

לא משנה מה העמדה שלך, יש קומץ אסטרטגיות ניסוי אמיתי של הגדרת יעדים שיגבירו את סיכויי ההצלחה שלך.

טיפ: שימוש בתוכנת יעילות כמו monday.com יעזור לך לנהל ולרסק את המטרות שלך בצורה חזותית בבקשה! רבים מ- EA במדינתנו של קבוצת הפייסבוק עוזר ההנהלה ממליצים על זה כמשאב ה- go-to האהוב עליהם לכל הפרודוקטיביות והגדרת המטרה.

יום שני Gif

1. הגדר נושא

הצבע את המטרות שלך בכיוון אחד על ידי יצירת נושא. נושא מאחד את המטרות השונות שלך ומבטיח שהן מסתכמות בשלמות קוהרנטית.

הנושא שלך עשוי להיות 'אתה טוב יותר', 'הזמן שהושקע היטב' או 'חיבור'.

הנושא 'טוב ממך' עשוי לעורר מטרות סביב התפתחות מקצועית או בריאות - או שניהם. כמו כן, 'זמן שהושקע היטב' עשוי לעזור לכם להתייעל יותר בעבודה, אך הוא עשוי גם לעורר אתכם לגזור זמן איכות משפחתי או להקדיש זמן לחברות או לדייטים.

2. הגדר מקסימום 5 יעדים ...

מפתח אחד להשגת המטרות שלך הוא השגתם ברת-השגה. זה מתחיל במספר היעדים שהגדרת לעצמך. אינך יכול להשיג 25 יעדים ברמה גבוהה - או אפילו 10. אנו ממליצים לך להתחיל עם 5. התמקדות בכמה יעדים חשובים בלבד תגדיל באופן דרסטי את הסבירות להצלחה.

3. ... לפחות יעד אחד לכל תחום בחיים שלך

הגדרת יעדים לעוזרי ביצוע

מטרות מקצועיות הם ענקיים, אך חיינו אינם מופרדים בצורה מסודרת לממגורות. כאשר חיינו האישיים, הבריאות ואפילו הרוחניות נמצאים במקום טוב, אנו מגדירים את עצמנו גם להצלחה מקצועית. הצד השני נכון גם - כשבריאותנו ומערכות היחסים בינינו, זה הרבה יותר קשה להצליח בעבודה. לכן חשוב להתייחס ליותר מאשר רק לחיים המקצועיים שלך בעת הגדרת יעדים.

אנו ממליצים להתחיל בדברים הבאים:

אימונים לעשות בעבודה
  • מקצועי - מטרות המגדילות את כישוריך, או שמקדמות אותך את המשכורת או התואר שאתה רוצה
  • זוגיות - יעדים סביב שמירה על קשר למשפחה וחברים, או שיפור מערכות יחסים רומנטיות (או התחלה)
  • בריאות - יעדים הקשורים לכושר, בריאות, תזונה ובריאות נפשית

באמצעות הנושא שלך, העלה לפחות מטרה בכל אחד משלושת התחומים הללו. ייתכן שתרצה לכלול גם רוחניות או אפילו יצירתיות אם אלה חשובים להגשמה הכללית שלך.

העניין הוא שכאשר אזור בחיים שלך מחוץ לעבודה אינו במקום שאתה רוצה שיהיה, הוא נוטה להשפיע גם על חייך המקצועיים. וודא שאתה מתייחס לכל התחומים החשובים לך ביעדים שלך.

4. צרף מדוע לכל מטרה

סביר להניח שתמשיך אם יש לך סיבה חזקה לדחוף אותך קדימה. שאל את עצמך, מדוע מטרה זו חשובה לך? זה יכול להיות נעלה כמו לרצות לנהל חיים מספקים יותר או להפוך את עצמך לעתיד לגאה, או פרגמטי כמו להגדיל את משכורתך כדי שתוכל לנסוע יותר. בדוק את הסיבות המניעות כל מטרה, ורשום אותה.

5. ודא שהיעדים שלך משכנעים

בסופו של דבר, המטרות הללו הן לטובתך ולא לאף אחד אחר. אם לא תתרגש לחשוב עליהם, לא תפעל לפיהם.

תעשו בדיקת מעיים. שאלו, האם המטרות הללו גורמות לכם לרצות לקום שעה מוקדם יותר, או שמא הם מרגישים כמו גרירה? האם אתה נמנע מלחשוב על המטרות שלך, או שהם תמיד בראש מעייניך? התשובות לשאלות אלו יעזרו לך להחליט אם המטרות מספיק חזקות.

6. הפוך את היעדים שלך לספציפיים ומדידים, וצרף מועדים

כישלון או הצלחה צריכים להיות ברורים. למעשה, זו צריכה להיות שאלה כן או לא.

כושר מספק דוגמה טובה כאן:

'אני רוצה להיכנס לכושר', זו לא מטרה טובה.

'אני רוצה להוריד 10 קילו בשלושה חודשים', או 'אני רוצה לרוץ קילומטר של שש דקות עד יוני', עדיף. שימו לב כי יעדים אלה הם ספציפיים, ניתנים למדידה ובעלי פרק זמן. הם יוצרים אמת מידה ברורה והקל אם ניתן יהיה לקבוע אם תגיע לסימן זה או לא.

כמו כן, 'אני רוצה להשתפר בעבודתי', אינה מטרה טובה. 'אני רוצה לקבל הסמכה מקצועית עד סוף השנה' עדיף.

'אני רוצה לרשת יותר.' לא טוב.

'אני רוצה ליצור קשר מקצועי אחד חדש בכל רבעון השלישי.' עכשיו אנחנו מדברים.

קלטת את הרעיון.

(- גמור יותר עם זה האסיסט - העלון השבועי מספר 1 בחינם המיועד לעוזרים על ידי עוזרים.)

7. כתוב אותם ושמור עליהם גלויים

עוזר בכיר-הגדרת יעדים-יעדים

כתוב בתמציתיות את היעדים שלך (ואת הסיבה שלך), ושמור עליהם גלויים. החיים יסיחו את דעתך. ודא שהיעדים שלך קיימים כדי להזכיר לך כל הזמן.

כתוב את המטרות שלך על פוסט שלה ושמור אותם על צג שולחן העבודה שלך. פרסם אותם על המראה שלך בבית. צלם צילום מסך שלהם והגדר אותם כרקע הטלפון שלך. כך או כך, וודאו שהם דורשים את תשומת לבכם.

8. כתוב את שלב הפעולה הבא לכל יעד הבא

עכשיו שאתה יודע את המטרות שלך, אתה צריך דרך להשיג אותם.

הצעד הראשון הוא תמיד הקשה ביותר. להבין מה זה ולהתחייב לקחת את זה. התחל בצעד הראשון ובנה משם.

9. מצא שותף לאחריות

קביעת יעדים קבוצתי

בדיוק כמו שיש סיכוי גבוה יותר שתמשיכו לעקוב אחרי שהיעדים שלך משכנעים, סביר יותר שתעקוב אחרי שיהיה לך מישהו האחראי עליך.

רעיונות למתנות ליום השנה ליום עבודה 10 שנים

התאם עם מישהו וצ'ק-אין לפחות פעם בחודש. פרק את המטרות שלך לצעדים קונקרטיים ועקוב אחר ההתקדמות שלך נגדם

ככלל, בן הזוג שלך לא צריך להיות המנהל שלך ... ואולי לא בן / בת הזוג שלך או גורם אחר. עמית או חבר מהימנים הם בחירה טובה יותר. זה צריך להיות עמית שאתה סומך עליו, אבל מי לא יהיה סוכר דברים כשתזדקק לאהבה קשוחה.

טיפים מתקדמים לקביעת יעדים לעוזרים בכירים

עוזרת-מנהלת-ילדה-הגדרת יעדים

אז אלה היסודות, אבל כפי שהזכרנו, הגדרת היעדים של עוזר ההנהלה היא קצת שונה. ישנם כמה אתגרים ייחודיים שעליכם לקחת בחשבון.

אז מהם אותם אתגרים, וכיצד אתה מסביר אותם?

כדי לענות על שאלות אלה, ביקשנו מהעוזרת הבכירה המומחית שלנו ולרי גומז שינחה אותנו כיצד היא מתקרבת להגדרת יעדים. ניצלנו גם את שלנו עוזר בפועל לקהילת פייסבוק למטרות שעליהן הם מתמקדים כעת. הנה מה שהיה להם לומר.

האתגר של הגדרת יעדים עוזרים בכירים

אז מהם האתגרים הללו? ולרי מתארת ​​את זה ככה -

ולרי-גומז'אין יום זהה. מה שאתה עובד עליו משתנה כל הזמן - זה כמעט דקה לדקה. ולפעמים אתה רק צריך לגרום לקסם לקרות. ”

לדבריה, פירוש הדבר שעוזרי ההנהלה צריכים לקבוע 'יעדים סביב כישורים וטקטיקות להתמודדות עם אופי התגובה של התפקיד.'

התמקדו במיומנויות וידע חדשים

כעוזר בכיר, לאסוף מיומנויות חדשות באופן יזום הוא קריטי להצלחה. המפתח כאן הוא להתמקד בכמה מיומנויות ספציפיות ובאמצעים לרכישתן

להלן מספר דוגמאות משלנו קהילת עוזר בכיר :

תרגילים שאתה יכול לעשות ליד שולחן העבודה שלך
  • שרי: 'אני הולך ללמוד שיעורי כתיבה כדי לחדד את יכולות הכתיבה והעריכה שלי.'
  • Mariëtte: 'הגדרת יעדים ללמוד ניהול אתרי וורדפרס, ניהול שיווק בדוא'ל (MailChimp, AWeber, Constant Contact וכו '), ניהול שיווק ברשתות חברתיות ועיצוב גרפי (באמצעות תוכנה חינמית כמו קנווה ו- PicMonkey) ”
  • מוניקה שמה מטרה 'לעבור קורס ניהול פרויקטים' כדי לחדד את יכולתה לשמור על המשימות הגדולות על המסלול ולהתקדם. אתה יכול ללמוד קורסים כאלה ואפילו לזכות באישורים במכללות הקהילה המקומית.

התחל בתצפית

היבט ייחודי נוסף בתפקיד עוזר ההנהלה הוא שבעוד שאתה תמיד תומך בעיקר בצרכי המנהל שלך, אתה גם צפוי יותר ויותר להוסיף ערך במובן רחב ואסטרטגי יותר. לפני שתוכל לעשות זאת, עליך לזהות הזדמנויות לשיפור.

ולרי מדגישה את תפקיד ההתבוננות -

'לעתים קרובות אני רק מחפש אזורים שבהם אנו יכולים להשתפר, כיצד אנו יכולים לשפר את חווית הלקוח או את חווית האורחים הכוללת במשרד. כך אני קובע רבים מהיעדים שלי. אז למשל, יש את תהליך העלייה למטוס . שמתי לב שיש מקום ברור לשיפור - במיוחד עבור עובדים חדשים, נוכל להתייעל יותר בחוויה שלהם בזמן שהם הולכים בבניין ליום הראשון שלהם. אז שמתי למטרה להציע מספר מסוים של שיפורים ב- HR עד תאריך מסוים.

בצע בדיקת טמפרטורה תרבותית

קביעת יעדים קבוצתי

במשרדים רבים עוזרי ההנהלה אחראים גם על שמירת האווירה או התרבות במשרד. הגדרת יעדים יכולה לעזור גם כאן, אך לדעת אילו יעדים להציב שוב נדרשת קביעת הצרכים התרבותיים של הצוות. לדברי ולרי, אין תחליף למרוח מרפקים עם עמיתים לעבודה.

'פשוט ללכת על הרצפה, לוודא שאני בודק טמפרטורה מה אנשים עושים ושהם צריכים מבחינת האווירה. לא פעם הם יגידו לך מתי הם צריכים משהו, ואתה יכול לפתח יעדים על בסיס זה. '

מטרה לדוגמא

  • אכלו ארוחת צהריים או קפה לפחות פעם בשבוע עם חבר צוות ממחלקה אחרת כדי לאמוד את תחושת התרבות של החברה. בסוף החודש, זהה שלושה דברים שעובדים היטב ושלושה תחומים לשיפור (עם פתרונות מוצעים).

שקול גם את הצרכים האישיים וגם את הצרכים של החברה

ולרי גם עושה עבודה מצוינת להזכיר לנו מדוע עוזרי ההנהלה צריכים להתמקד הן במסלול הקריירה שלהם והן בזו של החברה כולה. רק התמקדות בקריירה שלך היא טעות מוטעית שיש להימנע ממנה:

'יש אנשים שפשוט מרוכזים בתפקיד שלהם. הם חושבים, 'אני צריך להצליח בתפקיד שלי', וזהו. אבל, זה לא רק עלי. כמו שאני רואה את זה, אני רוצה למצוא כל הזדמנות שנוכל לשפר בכל מחלקה. מדובר בלהכיר את ראשי המחלקות כדי לראות לא רק מה אני צריך ללמוד בעצמי אלא אנחנו מה שאני יכול לעשות כדי לעזור לחברה להשתפר בכללותה. אני באמת אוהב את SnackNation_To_Rlace_12345 בכללותו. באתי לעבוד כאן כי אני אוהב את המשימה של החברה. אני חלק מלהמשיך את המשימה הזו, אז קבעתי יעדים שמשקפים זאת '.

עוזרת ההנהלה הת'ר העלתה מטרה נהדרת שקשורה לרעיון זה בעיתון שלנו קהילת פייסבוק . היא שמה את הכוונה 'לשנן יותר את תרשים הארגונים של החברה. אני מנהל 3 אנשי ביצוע (מכירות, שיווק והנדסה). אני רוצה להיות מסוגל לזהות כל אחד מחברי הצוות עד סוף השנה. '

מטרה לדוגמא

  • זהה שלושה צרכים צוותיים שבשליטתך לתת מענה. (חטיפים במשרד? מערכת אבטחה לבדיקת אורחים? תהליך טוב יותר להזמנת חדרי ישיבות?)

לפתח מיומנויות מנהיגות

לעיתים אנו מניחים שכישורי מנהיגות שמורים למנהלים או למנהלים ברמה C, אך כישורי מנהיגות יכולים להיות מפתח להצלחה גם בתפקיד העוזר הבכיר.

לא מאמין?

יש למעשה קווי דמיון בסיסיים עם תפקידו של עוזר בכיר ושל כל מנהל או מנהיג.

הכל מסתכם בשירות. המנהיגים הטובים ביותר לא רק מקצים ומפקידים, הם משרתים אחרים. הם מספקים תמיכה באמצעות ניקוי מכשולים, ניסוח חזון ועזרה לכולם להתקדם לעבר מטרה משותפת. מנהיגים צריכים להיות אנשי תקשורת גדולים, משקיפים ומניעים. הם צריכים להיות מסוגלים לפתור בעיות דחופות באופן מיידי, אך גם לחשוב על התמונה הגדולה לטווח הארוך.

וזה, כמובן, נשמע הרבה כמו עוזרי ההנהלה הטובים ביותר.

לא משנה מה מסלול הקריירה המיועד שלך, כישורי מנהיגות יכולים להועיל מאוד, ויש הרבה הזדמנויות להוביל כעוזר בכיר.

יעדים לדוגמא

  • חברת הקהילה סנדרה שמה לה למטרה 'לעבוד על פיתוח כישורי המנהיגות שלי', בעוד העוזרת הבכירה, אפריל מרוני, יצאה לקרוא את הספר 'ממשל כמנהיגות' כדי לתת לה חשיבה של מנהיג בתפקידה.

מצא מנטור או הצטרף לקהילה (שלנו!)

אנו מציעים למצוא מנטור או להצטרף לקהילה מקוונת בה תוכלו לצרוך רעיונות למקורות קהל, לפנות לייעוץ לסיטואציות קשות או פשוט למצוא תמיכה ועידוד כשתזדקקו לכך. נחש מה? אתה אפילו לא צריך לחפש הרבה זמן כי יש לנו שני מקומות שבהם תוכל למצוא ולהתחבר למשפחת ה- EA החדשה שלך היום:

  • האסיסט , עלון שבועי בדוא'ל, מספק טיפים, טריקים ותמיכה עבור חברות EA שרוצות לעשות יותר תוך התפתחות מקצועית ואישית. הירשם היום !
  • מצב העוזר ההנהלה , קהילת הפייסבוק המשגשגת שלנו, היא מרכז החלומות של EA לייעוץ המקור, להשתתפות בדיונים ערים ולשוחח עם חברות אחרות עם מוטיבציה. להצטרף לכאן .

מטרה לדוגמא

  • השתתף בשלושה אירועי רשת מקצועיים או בכנסים ברבעון זה, וקיים לפחות שלוש שיחות משמעותיות המביאות למעקב מייל או שיחת טלפון.
  • מצא מנטור שאת מסלול הקריירה שלו אני רוצה לחקות.

ניהול מתח

הגדרת יעד בפעם הראשונה לעוזר

חטיפים בריאים לקחת לעבודה

תחום מיקוד מרכזי נוסף הוא בהתמודדות עם לחץ. העבודה מתגמלת אך אינה מגיעה ללא חלקם ההוגן של גורמי לחץ. לכן ולרי הציבה יעדים סביב מדיטציה:

'מדיטציה תעזור בגדול. שמתי מטרה לעשות מדיטציה בכל בוקר בשעה 8:30, וזה עזר לי להיות רגוע יותר ופשוט לא להיות כל כך מודאג. טוב להתרחק מהעבודה שלך, לעשות מדיטציה לזמן מה, רק לעשות צעד ולהירגע. '

מטרה לדוגמא

  • מדיטציה מדי יום במשך שלושה שבועות (עשר דקות פעמיים ביום) באמצעות אפליקציית מדיטציה. רשום את רמות הלחץ בסוף כל יום כדי לעקוב אחר ההתקדמות.

אני מקווה שהגענו למסקנה שהגדרת יעדים של עוזר בכיר היא צעד קריטי למיצוי הפוטנציאל המקצועי שלך.

ניסית להציב יעדים בעבר? מה עבד? מה לא?

ספר לנו בתגובות.