עוזר בכיר לעומת עוזר מנהלי: מה ההבדל?

עוזרים בכירים לעומת עוזרים אדמיניסטרטיביים

מה הופך עוזר בכיר לשונה מעוזר מנהלי? מי שמפענח בין שתי העמדות הללו עשוי למצוא את זה מעט מבלבל.



האחריות של עוזרי מנהלים (EA) ועוזרים אדמיניסטרטיביים (AA) עשויה לחפוף בחברה אחת ולהיות שונה בתכלית בחברה אחרת. אנשים עשויים להשתמש בשני התארים לסירוגין במקצועות מסוימים בעוד שתחומים אחרים מניחים שעוזרי מנהלים ועוזרים מנהליים יהיו בצוותים שונים לחלוטין.

אנחנו כאן כדי למלא את פער הידע שקיים אי פעם כשאתה תוהה, עוזר בכיר לעומת עוזר מנהלי: האם יש הבדל? ריכזנו מידע שמקל על השוואה וניגוד בין שתי העמדות. הנה הכל כֹּל אֶחָד כדי להתחיל בתחום ניהול צריך לדעת על היותו עוזר בכיר או עוזר מנהלי.

להכיר את המשחקים שלך

(- הצטרף לאחת מקבוצת ה- FB הפרטית שלנו אך ורק לעוזרים מנהלים ומנהלים. זו קהילהלהתחבר, לשתף פעולה ולשתף עצות כיצד להתגבר על הקשת הרחבה של האתגרים העומדים בפניך בתפקידך.)



הבדלים עיקריים: עוזר בכיר לעומת עוזר מנהלי

עוזרים בכירים לעומת עוזרים מנהליים: הבדלים מרכזיים

עוזרים בכירים ועוזרים אדמיניסטרטיביים חולקים הרבה אחריות, כישורי ליבה ותכונות אידיאליות. מכיוון שתפקידים אלה משתנים מחברה לחברה, זה יכול להיות קשה להצביע על הבדלים ספציפיים שיחולו על כל EA ו- AA.

שני התפקידים מוודאים שהחברות שלהם מתפקדות בצורה היעילה ביותר האפשרית. ההבדל העיקרי טמון במוקד של כל עמדה.



  • עוזרים אדמיניסטרטיביים מתמקדים לעיתים קרובות במחלקות או בתהליכים שלמים.
  • עוזרי מנהלים מתמקדים לעיתים קרובות באנשים ובתפקידים ספציפיים.

הנה כמה דוגמאות כיצד ההבדל העיקרי הזה עשוי להיראות בפועל:

  • ניהול לוח שנה של חדר ישיבות (AA) לעומת ניהול לוח השנה של מנהל אחד בלבד (EA)
  • תגובה להודעות דוא'ל שנשלחו לחשבון החברה (AA) לעומת התכתבות ניתוב לאדם ספציפי אחד (EA)
  • אירוח כל הלקוחות והמבקרים הצ'ק-אין בדלפק הקבלה (AA) לעומת לקוח מרכזי לארוחת צהריים לפני שהם נפגשים עם ההנהלה (EA)

עוזר בכיר לעומת עוזר מנהלי: תיאורי משרות

עוזר בכיר ועוזר מנהלי

עוזר מנהלי

באופן כללי, עוזר בכיר תומך בהנהלה או צוות מנהלים. האחריות הספציפית של עוזר בכיר משתנה מחברה לחברה ומנהלת למנהלת. רוב ה- EAs פותרים בעיות, מתכננים אסטרטגיות עסקיות, מנהלים פרויקטים, מתכננים אירועים, מדריכים תקשורת ועוד כל כך הרבה. מרבית עוזרי ההנהלה מבצעים מגוון משימות ניהוליות - כגון לוח שנה ו נסיעות חברות תִכנוּן - תוך כדי התמודדות גם עם פרויקטים המונעים על ידי משימות.

האחריות על עוזר בכיר כוללת:

  • טיפול בשכר
  • תכנון עיצוב משרדים ושיפורי פריסה
  • עלייה ועליה של עובדים חדשים
  • ניהול משימות תפעול, כולל טיפול בהטבות תגמול לעובדים, חניה ותחזוקת מבנים
  • סיוע ישיר למנהלים
  • טיפול בבעיות ועדכונים הקשורים לטכנולוגיה ולציוד משרדי
  • תכנון אירועים
  • תיאום נסיעות
  • תזמון וניהול לוחות שנה
  • יצירת דוחות

דוגמא לתפקיד עבודה עוזר בכיר

ZipRecruiter מציע דוגמה מועילה לתיאור תפקיד עוזר בכיר המפרט את החובות והאחריות הבאות:

  • מענה לפניות טלפוניות, הפניית שיחות ומסירת מידע בסיסי על החברה
  • נוח לבצע תפקידים פקידותיים, לקחת תזכירים, לשמור על קבצים ולארגן מסמכים. צילום, צילום פקס, איסוף וכו ', לפי הצורך.
  • מארגן נסיעות, לינה, מסלולים וכל התכתבות הקשורה לסידורים לפי הצורך.
  • מתכנן / מארגן ומיישם אירועים כגון פגישות, ארוחות צהריים עסקיות או ארוחות ערב

עוזר מנהלי

עוזר מנהלים עסוק

תרגילים לעשות ליד שולחן העבודה שלך

על פי הלשכה לסטטיסטיקה של העבודה , עוזרים אדמיניסטרטיביים (AA) 'מבצעים תפקידים פקידותיים ומנהלתיים שגרתיים. הם מארגנים קבצים, מכינים מסמכים, קובעים פגישות ותומכים בצוותים אחרים. '

רבים מנוסים עוזרים אדמיניסטרטיביים מספקים סיכומים עשירים יותר והסבירו שעוזרים אדמיניסטרטיביים עושים כמעט כל דבר ונדרש כדי לעזור לעסקים להתנהל בצורה חלקה.

האחריות של העוזר המינהלי כוללת:

  • ניהול תקשורת משרדית
  • טיפול בטכנולוגיה ובציוד משרדי
  • תכנון אירועים
  • תיאום נסיעות
  • תזמון וניהול לוחות שנה
  • שמירה על רשימות אנשי קשר
  • שמירה על מִשׂרָד שיטת תיוק בסדר
  • ברכה למבקרים
  • יצירת חשבוניות
  • מעקב והזמנת ציוד משרדי
  • מתן בריאות תחנת חטיפים למשרד והטבות אחרות

דוגמה לתפקיד עבודה עוזר מנהלי

רעיונות למתנה לחג המולד לעובדים

תיאור משרה לדוגמה של עוזר מנהלי מאת עָבִיד מציג את תפקיד העבודה הבא:

'אנו מחפשים עוזר אדמיניסטרטיבי אחראי לביצוע מגוון משימות ניהוליות ופקידות. תפקידיו של העוזר המינהלי כוללים מתן תמיכה למנהלינו ועובדינו, סיוע בצרכי המשרד היומיומיים וניהול הפעילות הניהולית הכללית של חברתנו. '

עוזר בכיר לעומת עוזר מנהלי: מיומנויות חיוניות

מיומנויות עוזר

עוזרי ההנהלה מצטיינים כשיש להם את הדברים הבאים כישורי ליבה :

  • תוּשִׁיָה לפתח פתרונות ואלטרנטיבות במצבים רגישים בזמן ולחץ גבוה.
  • היכולת ל הישאר רגוע בלחץ לשרת בכירים ביעילות ולפתור בעיות.
  • חוכמה טכנית כדי להיות מסוגלים להשתמש בכל כלי המסחר לשיפור וחיזוק תהליכים.
  • תמונה גדולה לחשוב לספק למנהלים הדרכה אסטרטגית.
  • עדיפות לעשות את הדברים החשובים באמת.
  • שיקול דעת להיות משאב מהימן ושומר על מידע סודי. הבוסים צריכים להיות מסוגלים לסמוך על עוזרי ההנהלה שיתמודדו עם מידע עדין בזהירות, בהבנה ובחריצות.
  • יכולות ארגוניות כדי לעקוב אחר פריטים ופרויקטים פיזיים תוך מקסימום תפוקה.
  • ריבוי משימות להשלים אסטרטגית פריטי מטרה חשובים תוך איזון בין משימות קטנות.
  • ציפייה לאתר בעיות והזדמנויות במצבים ובמערכות יחסים.
  • אינטליגנציה רגשית לפרש ולפעול לפי רגשות בעצמם ובאחרים.
  • כישורי תקשורת להעביר מסרים בצורה יעילה למגוון קהלים שונים במגוון פורמטים שונים.
  • מהירות ונחרצות לבצע את הצעדים הנכונים במצבי לחץ גבוה.
  • ל עור עבה וחוש הומור להישאר שפוי ולשמור על גישה חיובית ולא משנה מה יקרה.
  • תעוזה ברשת לבנות יתרוןוהגשמת קשרים.
  • כישורי משא ומתן בכדי לגרום לבלתי אפשרי לקרות.
  • כישורי אנליטיקה ליידע החלטות עסקיות מרכזיות.

עוזרים אדמיניסטרטיביים מצטיינים כשיש להם את הדברים הבאים כישורי ליבה :

  • פתרון בעיות יצירתיות. היכולת לפתור בעיות באופן יצירתי הופכת עוזרים אדמיניסטרטיביים לנכסים שלא יסולא בפז. לצ'לסי הנאט, עוזרת בכירה למנכ'ל לקידום נשים מנהלות, יש לומר זאת על עוזרות שיכולות לפתור בעיות: 'ככל שהן מסוגלות לפתור בעיות ביעילות, כך הן הופכות להיות בעלות ערך רב יותר בעמדתן כי הן שומרות שהכל נע בצורה חלקה.'
  • נימוסים נכונים לתקשר ביעילות ובכבוד עם בעלי עניין פנימיים וחיצוניים.
  • אינטליגנציה רגשית לפרש ולפעול לפי רגשות בעצמם ובאחרים.
  • ראיית הנולד והציפייה לזהות ולפתור בעיות פוטנציאליות לפני שיסיימו אסונות מן המניין.
  • ריבוי משימות לדפוק מגוון משימות מזויפות מבלי לתת לשום דבר ליפול דרך הסדקים.
  • סְגִילוּת להעביר משימות (ותפיסות נפשיות) בהתראה של רגע.
  • יכולות ארגוניות כדי לעקוב אחר פריטים ופרויקטים פיזיים תוך מקסימום תפוקה.
  • גישה תודעתית. ולרי גומז, עוזרת אדמיניסטרטיבית ב- ADP, אומר , ' זה חשוב מאוד. מנהל רוקסטאר או עוזר מינהלי רוצה לשרת את מנהיגם - בין אם המשימה גדולה או קטנה. מנהל חזק יודע שעל ידי עזרה בהשגת מטרות הבוס שלהם הם ישיגו את שלהם. '
  • תוּשִׁיָה לפתח פתרונות ואלטרנטיבות במצבים רגישים בזמן ולחץ גבוה.
  • חצץ לשמור על קור רוח כאשר הדברים משתבשים.
  • כישורי תקשורת להעביר מסרים בצורה יעילה למגוון קהלים שונים במגוון פורמטים שונים.
  • חוכמה טכנית להיות מסוגלים להשתמש בכל הכלים של המסחר כדי לשפר ולחזק תהליכים.
  • תמונה גדולה לחשוב לספק הכוונה אסטרטגית.
  • תשומת לב לפרטים כדי להבטיח ששום דבר לא ייפול דרך הסדקים.
  • עדיפות לעשות את הדברים החשובים באמת.

עוזר בכיר לעומת עוזר מנהלי: מסלולי קריירה

מסלולי קריירה עוזרת

גם עוזרי ההנהלה וגם העוזרים המינהליים נהנים ממסלולי קריירה גמישים. שתי התפקידים מספקים מקום רב לעובדים שאפתניים ליצור הזדמנויות משלהם ולשרוף מסלולי קריירה על בסיס יעדים ואינטרסים.

מסלולי קריירה של עוזר בכיר

כעוזר בכיר, מסלולי הקריירה האפשריים שלך מוגבלים רק לשאיפה שלך. עוזרי מנהלים עובדים עם כל אחד וכולם בחברות שלהם, כך שיש להם הרבה הזדמנויות לפגוש אנשים, ללמוד על תפקידים שונים ולבנות מגוון מיומנויות כאשר הם עוזרים לקבוצות ברחבי החברה.

מומחים ממליצים בידוד העמדות שאולי תרצה לבחון בחברה שלך. בדרך זו, אתה יכול לשים לב לברר כמה שיותר עליהם בזמן שאתה בתפקיד עוזר ההנהלה שלך.

תפקיד עוזר בכיר יכול להיות גם ההתחלה המבטיחה וגם הסוף הטוב של קריירה מבטיחה. חברות EA רבות בוחרות להישאר ולצמוח במיקומן. מכיוון ש- EA תומכים בהנהגת חברות, יש להם יכולת לקחת על עצמם יותר ויותר אחריות ככל שהם בונים מיומנויות חדשות. בעיקרו של דבר, אין דרך ללא מוצא לעוזר ההנהלה; תמיד יש עוד מה לעשות וללמוד.

עוזרי מנהלים רבים אף גדלים לבכירים בעצמם. לאחר שבילו שנים בעבודה לצד הנהגת החברה, עוזרי ההנהלה עומדים למלא תפקידים במנהיגות. לפעמים עוזרי ההנהלה מטפסים עד לפסגה כמו סגן נשיא ומנהיגים אחרים ברמה גבוהה.

מסלול קריירה של עוזר מנהלי

כמו עוזרי ההנהלה, גם לעוזרים המינהליים יש הרבה מקום לעצב את דרכי הקריירה שלהם כדי לעמוד ביעדים שלהם. מכיוון ש- AAs מבצעים מגוון משימות שונות, הם יכולים לגלות בקלות אילו דברים הם אוהבים. ל- AAs תהיה הזדמנות לחקור תפקידים בחברות הנוכחיות שלהם ולגלות אילו תפקידים זמינים ברחבי הענף כאשר הם מתחברים ומשתפים פעולה עם בעלי עניין חיצוניים.

מתנות טובות לצוות המשרד

עוזרים אדמיניסטרטיביים יכולים גם להישאר בתפקידיהם ולהרחיב את האחריות וההיקפים שלהם כדי להתאים את מערכי המיומנויות ההולכים וגדלים שלהם. רשויות AA עשויות לקפוץ מעבודה עם מחלקה אחת בלבד לתפקידים אדמיניסטרטיביים המשרתים את החברה כולה. הם עשויים אפילו לעבור לתפקידים של עוזר בכיר שם הם ישמשו כמנהל ספציפי אחד.

כמו מסלולי הקריירה של עוזר בכיר, אפשרויות הקריירה של עוזרים אדמיניסטרטיביים הן אינסופיות. רשויות AA יכולות לצבור ניסיון ואז להתמחות, להרחיב את תפקידיהן הנוכחיים או לתעל את יכולתן הניהולית לשרת אנשים או תפקידים ספציפיים.

(- הצטרף לאחת מקבוצת ה- FB הפרטית שלנו אך ורק לעוזרים מנהלים ומנהלים. זו קהילהלהתחבר, לשתף פעולה ולשתף עצות כיצד להתגבר על הקשת הרחבה של האתגרים העומדים בפניך בתפקידך.)