המדריך של מנהל הפרויקט הסופי להפעלת צוות מרוחק

מנהל הפרויקט הסופי

כמנהל פרויקטים, ייתכן שיש לך יחסי אהבה-שנאה עם סידורי עבודה גמישים (FWA).



בעוד ששימוש בצוות וירטואלי יכול לעזור לך למשוך ולשמר כישרונות מובילים מכל מקום בעולם, ניהול עובדים מרוחקים מוסיף לרוב מורכבות משמעותית לפרויקטים ודורש משרתי ממשלה להעסיק טכניקות חדשות , כלים ומיומנויות רכות כדי להתגבר על האתגרים.

להלן מספר אתגרים עיקריים שתיתקל בהם בעת הובלת צוות מרוחק ומה תוכל לעשות בכדי להתגבר עליהם.

תוכן עניינים



1) לתקשר ביעילות ללא אינטראקציות אישיות

תקשורת-אפקטיבית-הפעלת צוות מרוחק

רוב העובדים המרוחקים מסתמכים על תקשורת בכתב כמו דואר אלקטרוני והודעות טקסט. עם זאת, זה יכול להוביל לאי הבנה מכיוון שהם אינם מאפשרים רמזים מילוליים ולא מילוליים כגון טון והטיה או הבעת פנים ושפת גוף כדי לתקשר ניואנסים בהודעות.

על מנהלי הפרויקט לעודד ולהקל על ועידת וידיאו בקרב חברי הצוות . יש מספר פלטפורמות ועידות וידאו קלים להתקנה ומספקים תכונות כמו וידאו HD, שיתוף מסך והקלטה. וודאו כי לחברי הצוות יש גישה לפלטפורמת ועידות הווידאו ולספק את ההכשרה הדרושה כדי שכולם יוכלו להשתמש בטכנולוגיה ביעילות.

אחד המרכיבים החשובים ביותר בתקשורת עם צוותים מרוחקים הוא פגישות אחד על אחד . פגישות אלו יכולות לתת למנהלים תובנה לגבי אופן הפעולה של כל אחד מחברי הצוות ולבשר על נושאים שעלולים להפוך לבעיות גדולות יותר.



במהלך פגישות אחד על אחד, חפש רמזים שעובדים מתמודדים עם אתגרים כמו פיגור במשימות או שחיקה. להלן מספר דרכים להבטיח פגישה 1: 1 יעילה זו:

דברים מגניבים לשולחן שלך

הקדש זמן לפגישות 1: 1

יותר מדי פגישות הן מגפה עבור הקהילה העסקית, אך עבור מנהל פרויקטים צריכים להיות מעט מאוד דברים בסדר היום שלהם המחליפים את ניהול הצוות שלהם. על ידי ביטול פגישה זו, מנהל עשוי להרגיש שהוא פותח זמן בלוח השנה שלהם לנושא דחוף יותר. למעשה, ההיפך הוא הנכון לדברי אליזבת גרייס סונדרס, מאמנת ניהול זמן.

סונדרס כתב בא מאמר סקירה עסקית של הרווארד כי, 'יש כמה נושאים ברורים שמקורם בביטול פגישות אלה ביחס לעבודת הדוחות הישירים שלך. אי-איתך זמן מתוזמן צפוי יכול להוביל עובדים לעבוד על משהו בצורה לא נכונה, דבר שעלול לגרום למקרי חירום מיותרים ולבזבוז זמן בתיקון שגיאות. או שזה יכול להוביל לירידה בפריון כי העובדים מבולבלים ולא ברורים לגבי סדרי העדיפויות שלהם ולכן לא משיגים הרבה. '

'אי-איתך זמן מתוזמן צפוי יכול להוביל את העובדים לעבוד על משהו בצורה לא נכונה, דבר שעלול לגרום למקרי חירום מיותרים ולבזבוז זמן בתיקון שגיאות.'

קבעו ציפיות לפגישה 1: 1 מראש

לא סתם לקיים פגישות של 1: 1 בלוח הזמנים שלך כיוון שתגיע לתאריך או שמדובר במדיניות החברה למנהלים. השתמש בפגישות אלה כדי ליצור קשר עם חברי צוות מרוחקים תוך מתן הדרכה ומשוב בעלי ערך.

קח את הזמן לקבוע סדר יום לפני הפגישה ובקש מעובדיך לעשות זאת. שתף איתם את האג'נדה הזו מבעוד מועד כך שלשניך תהיה ציפיות ברורות לגבי מה יידונו.

ספק פריטי פעולה ברורים

חשוב באותה מידה כמו בניית מערכות יחסים ובדיקת עבודה, פגישות 1: 1 צריכות להסתיים עם פעולות פעולה לכל המעורבים . זה מבטיח לך ולעובדים שלך להפיק ערך מכל אחת מהשיחות הללו. לדוגמא, היית יכול לסקור את אחד מפרסומי הבלוג האחרונים של הכותב שלך ופריט פעולה יכול להיות עבורם לכתוב פיסת תוכן חדשה תוך שימוש בטכניקות ששוחחת איתם.

הפגישות הבאות שלך: 1: 1 עשויות לכלול סקירה כיצד יישמו את הטכניקות הללו בקטע הבא שלהן.

חשוב גם לשתף את הצוות הביתי שלך בעת תקשורת עם קבוצות של חברי צוות מרוחקים. בפגישות הצוות, עודדו את חברי הצוות המשותפים להתקשר לשיחות הווידאו כדי שכולם יוכלו לחוות את אותה החוויה ועובדים מרוחקים לא יפספסו רמזים לא מילוליים.

2) שתף פעולה בין מיקומים ואזורי זמן שונים

שיתוף פעולה בין מיקומים ואזורי זמן שונים

חברי צוות מרוחקים לא יכולים פשוט לגשת אל שולחנותיהם של עמיתיהם לתקשר ולשתף פעולה . כדי לתזמן עבודת צוות מרחוק בצורה יעילה, עליך להגדיר ציפיות ולהשתמש ב- כלים נכונים .

יישום פלטפורמות שיתוף פעולה מבוססות ענן לתקשורת בזמן אמת, שיתוף קבצים ועוד. יישומים אלה כוללים תוכנות לניהול פרויקטים (למשל, monday.com), פלטפורמת תקשורת מאוחדת (למשל, 8 × 8), אפליקציית העברת הודעות קבוצתית (למשל, רפיון) וכלי שיתוף קבצים (למשל, Dropbox).

כיצד להשיג שובר קרח חדש - -

פלטפורמות אלה מאפשרות לך לשמור הכל במקום אחד כדי למנוע תקשורת לא נכונה. חברי הצוות יכולים להיכנס בכל עת ומכל מקום כדי להתעדכן בכל השיחות כדי למזער שגיאות ועיכובים.

גַם, כוון לחפיפה בלוח הזמנים כך שחברי הצוות מאזורי זמן שונים יכולים להגדיר תקשורת בזמן אמת (למשל, שיחות וידאו או שיחות קוליות) מבלי לדרוש מאף אחד לעבוד שעות מוזרות. תעד אזורי זמן של עובדים ושעות עבודה, ואז הדגש את משבצות הזמן החופפות ביומנים משותפים לתזמון יעיל. לדוגמה, המטה שלך יכול להיות ב- EST ויש לך חברי צוות מרוחקים הפרושים בין החוף המערבי לאירופה. 10:00 EST יכול להיות זמן טוב ולכן הפגישה לא מוקדמת או מאוחרת מדי עבור אף אחד.

3) צור תהליכי עבודה מוגדרים היטב

צור-זרימות עבודה-ניהול פרויקטים

קו הרכבה עולה במוחי כשאני חושב ליצור זרימות עבודה. על תהליכי העבודה שלך להיות קלים לעקוב אחר תהליכים הניתנים לחזרה, שמרקים מוצרים מצטיינים או מספקים חוויות לקוחות מדהימות. תהליכי עבודה אלה יוצרים מבנה ברור סביב העבודה שצוותים מרוחקים עוסקים בהם ומהווים את נשמתם של כל צוות מצליח.

ניתן ליצור זרימות עבודה עבור משימה או קבוצה של משימות שמושלמות לקראת המטרה הסופית . לדוגמה, אסטרטגיית התוכן הכוללת שלך צריכה להיות מוגדרת בתהליכי עבודה מוגדרים החל מרעיון תוכן, לכתיבה, פרסום ובסופו של דבר קידום. כל שלב באסטרטגיה הכוללת עשוי לדרוש קלט של מספר חברי צוות. זרימת עבודה פוטנציאלית עשויה להיראות כך:

  • צוות השיווק מבצע מחקר בנושאים אשר יהדהדו עם אישיות הלקוח היעד שלהם.
  • נושאים אלה נבדקים ומאושרים על ידי ההנהלה.
  • צוות הכותבים מייצר את התוכן.
  • תוכן זה נבדק עבור שינויים על ידי צוות השיווק.
  • צוות הכותבים מבצע את כל השינויים המבוקשים.
  • התוכן מקבל אישור על ידי צוות השיווק.
  • צוות הכותבים מפרסם את התוכן.
  • צוות השיווק מקדם את התוכן בערוצי מדיה חברתית ובדואר אלקטרוני.

בעבר היה צורך במספר מיילים, שיחות טלפון ופגישות כדי לבצע את התהליך הזה. כיום, הטכנולוגיה עוזרת לשמור על הכל מאורגן ואוטומטי בעזרת כלים כמו monday.com ו כוורת . אלה פלטפורמות ניהול פרויקטים נותן לצוותים את היכולת ליצור זרימות עבודה חוזרות ונשנות לפרויקטים ספציפיים, להקצות משימות לחברי הצוות, ליצור מועדים ו לספק למנהלי פרויקטים עם שקיפות מלאה.

4) צוות הפרויקטים שלך עם חברי הצוות הנכונים

צוות הפרויקטים שלך עם חברי הצוות הנכונים

הגורם הגדול ביותר להצלחה הוא בהחלט הצוות, אך לא כולם עובדים טוב בסביבה מרוחקת. עובד שמתפקד היטב בסביבה משרדית לא בהכרח יכול להיות יעיל בצוות מרוחק.

בעת גיוס לפרויקט, וודא כי לחברי הצוות יש את השילוב הנכון בין מוסר עבודה, יכולת טכנית ותכונות אישיות לעבודה מרחוק. להלן מספר דברים שכדאי לקחת בחשבון כשמחפשים חברי צוות מרוחקים:

מצא עושים

העושים פשוט עושים דברים. לא משנה אם הם עובדים מאי מבודד או ממיטתם בבית. אנשים אלה אינם זקוקים לשום מיקרו-ניהול או מטלת משימות למעט המטרה הארגונית הכוללת והכוונה בכיוונם. הוספת עושין תעשה זאת להגדיל את תפוקת העבודה הכוללת של הצוות.

אתה יכול לזהות את העושים לפי האופן שבו הם מגיבים למשימה. בואו נגיד שבדיוק קיימתם פגישת ידיים בה הכריזו על קו עסקי חדש שהחברה תשיק בעוד 60 יום. העושה ילך מיד לעבודה ויפנה לצוות הניהול שלהם עם רעיונות, אסטרטגיות ושאלות. הלא עושה ימשיך עם יומו בהמתנה למשימות חדשות הקשורות להכרזה.

מצא אנשים שאתה יכול לסמוך עליהם

אמון הוא המפתח בכוח עבודה מרוחק. עליכם לסמוך על כך שהאנשים העובדים מחוץ למשרד שלכם עושים את מה שהם אומרים שהם עושים. בטח, אתה יכול לפקח על חלק מזה במוצר העבודה שהם מספקים, אבל אתה לא יודע אם הם משקיעים שעות או עובדים חצי יום בבית כדי לייצר מינימום מוחלט.

עליכם לסמוך על עובדים מרוחקים כדי שכל הרעיון יעבוד. מהצד השני, ההנהלה צריכה להפגין אמון עם האנשים שמקבלים לעבודה. ההנהלה צריכה להגדיר ציפייה ברורה ומוגדרת היטב לעבודות מרוחקות ואז לסמוך שהם עומדים בציפיות אלה.

להכיר פעילויות למבוגרים

מצא אנשים שיכולים לכתוב

בניגוד למשרד הממוקם יחד בו מידע משותף באופן אישי באופן אישי, כוח עבודה מרוחק משתף את רוב המידע באמצעות דוא'ל כתוב וצ'אט. עובדים מרוחקים שיכולים להסביר דברים ולתת הוראות בכתב עבור הם הכרחיים לתקשורת בצוותים מרוחקים.

מצא אנשים שיכולים לעבוד ללא סביבה חברתית

אין ספק שסביבות עבודה מרוחקות פחות חברתיות מאלו שממוקמות במשותף. לאנשים בצוותים מרוחקים צריך להיות נוח לעבוד באופן טבעי בסביבה כזו - אפילו לשגשג בה. זה לא אומר שעובדים מרוחקים שלך צריכים להיות סגורים לחלוטין משאר הצוות. אתה עדיין צריך לטפח את החברתיות דרך מרחבים 'מקררי מים' דיגיטליים כמו ערוצי Slack רחבי צוות, מסיבות וירטואליות , ושישי ועידות וידאו בשעות שמח. זה יבטיח את המורל ותרבות החברה בין עובדים מרוחקים.

גייס את העזרה מ- HR, כמו גם משאבי גיוס , כדי לזהות עובדים שמתאימים היטב לתפקידים המרוחקים. חפש אנשים בעלי הנעה עצמית, בעלי כישורי תקשורת מילוליים וכתובים טובים, נוחים לטכנולוגיות תקשורת ובעלי כישורי ניהול זמן מצוינים.

כשאתם עובדים לתפקיד מרוחק, ערכו ראיונות אישיים או וידאו כדי לאמוד את כישוריהם הבין-אישיים של המועמדים. כמו כן, השתמש בהערכות מקוונות כדי להעריך את רמת המוטיבציה העצמית שלהם ותכונות אחרות שיהפכו אותם לחברים יעילים בצוות שלך.

5) הבן את הטכנולוגיה שלך

התגבר על אתגרים הקשורים לטכנולוגיה

מאותו רגע ראשון של תהליך העלייה מרחוק , מנהל פרויקטים חזק חייב להכיר בכך שניהל צוות מרוחק יעיל פירושו להסתמך על טכנולוגיה שיכולה ליצור אתגרים מעת לעת. אמנם אתגרים אלה עשויים לבחון אותך, אך הם בהחלט יעזרו לך להיות מנהיג טוב יותר עבור הצוות המרוחק שלך. הצבנו כמה תחומי מפתח שדורשים קצת יותר תשומת לב כדי להצטיין בטווח הארוך.

ספק הסיפון המקיף

בין אם אתם מגייסים חבר צוות מרוחק חדש או מעבירים עובד הנוכחי לצוות וירטואלי, כל אחד צריך להבין את התהליכים והמדיניות השונים הקשורים לעבודה מרחוק.

תעד את כל ההליכים ושתף אותם במיקום מרכזי. אוטומט תהליכים לייעול תהליכי העבודה, הימנע מצווארי בקבוק וודא ששום דבר לא ייפול דרך הסדקים. קבעו הנחיות תקשורת כך שחברי הצוות יבינו כיצד להשתמש בכלים הנכונים למטרות שונות ולזמן התגובה המתאים.

ספקו הדרכות מקיפות על פלטפורמות התקשורת ושיתופי הפעולה השונות המשמשות את הצוות הווירטואלי והעדכנו את כולם בתכונות העדכניות ביותר לשיפור עלות היעילות. חשוב שכולם ישמרו את כל השיחות במיקום מרכזי כדי למנוע תקשורת לא נכונה או צורך לחזור על הוראות.

אחרון חביב, מכיוון שחברי הצוות צריכים להתחבר למערכות שלכם מרחוק באמצעות הציוד והרשתות שלהם, אל תתעלמו מחשיבותה של אבטחת הסייבר כדי שתוכלו להגן על מידע רגיש ועל נתוני לקוחות כדי למנוע עלות גבוהה של הפרות נתונים. להלן מספר מפרוטוקולי אבטחת הסייבר שתוכל להעמיד במקום עם הצוותים המרוחקים שלך:

ניהול סיסמאות חזק

נגרמות סיסמאות חלשות 30% מזיהומי הכופר בשנת 2019 בלבד. אנשים רבים חוזרים על סיסמאות בחשבונות מקוונים רבים בהם הם משתמשים מסיבות עסקיות ואישיות. זה יוצר איום אבטחת סייבר עצום עבור אנשים פרטיים ועסקים כאחד. בנוסף, רק 12% מהאנשים מנצלים את מנהלי הסיסמאות. עסקים צריכים להציב מדיניות סיסמאות כמו למשל לחייב את חברי הצוות להשתמש במנהלי סיסמאות כמו מעבר אחרון . מנהלי סיסמאות אלה מייצרים אוטומטית סיסמאות קשות מאוד עבור כל חשבון מקוון שיש להם ומצפינים אותם למטרות אבטחה.

הימנעות מאתר חשוד

אין ספק שהצוות המרוחק שלך יחפש באינטרנט מסיבות עסקיות ואישיות. בסופו של דבר זה פותח את המכשירים שלהם בפני איומי סייבר פוטנציאליים מאתרים זדוניים. COVID-19 הוא דוגמה מושלמת לכך עם אלפי אתרי COVID-19 מזויפים צצים כל הזמן. בנוסף לכך שכל חברי הצוות המרוחקים מתקינים כלי אבטחת סייבר כמו מקאפי במכשירים שלהם, הם צריכים לקבל הדרכה לגבי אתרים מאושרים שבהם הם יכולים לקבל את העדכונים שלהם.

חיבורים מאובטחים

הצוות המרוחק שלך עשוי להתחבר לאינטרנט ממקומות לא מאובטחים כאשר הוא עובד על משימות עסקיות. זה יוצר איום סייבר עצום מכיוון שהאקרים יכולים ליירט מידע בקלות על נקודות הקצה הללו. ראשית, המדיניות שלך צריכה להיות לכל העובדים המרוחקים לגשת לאינטרנט רק מנקודת חיבור מאובטחת. שנית, ספק הכל חברי צוות מרוחקים עם פתרון VPN שהם נדרשים להשתמש בכל התחברות לאינטרנט למטרות עסקיות.

עלייה למים היא צעד מכריע בהגעה לאנשי צוות מרוחקים חדשים המותאמים במהירות לכלים, לתהליכי העבודה ולפרוטוקולי האבטחה שלך. העלאה יסודית בתחילת הצטרפותם לקבוצה תוביל לכאב ראש פחות בהמשך הדרך.

סיכום

הובלת צוות מרוחק יכולה להיות מאתגרת לפעמים. עם זאת, עם האסטרטגיות והטכנולוגיות הנכונות, תוכל לגשת לכישרונות הטובים ביותר ולהפיק את היתרונות הרבים של שימוש בכוח עבודה מרוחק על ידי כך שאפשר לצוות שלך לשתף פעולה בצורה חלקה ולשמור על הפרויקטים שלך בזמן ובתקציב.