המדריך השלם בן 8 השלבים לניהול פגישה וירטואלית יעילה בשנת 2021 [עם רשימת משימות]

רשימת פגישות וירטואלית

פגישות וירטואליות נשמעות מעין עתידניות ...



האם 'וירטואלי' אומר שכולנו מתאספים באמצעות הולוגרמה כמו בסרטי מדע בדיוני?

האם אנו מרכיבים אוזניות כדי להיכנס למשרדים וירטואליים שיש להם רהיטים ונופים מעט טובים יותר משלנו משרדים אמיתיים ?

ככל שיותר ויותר אנשים מתחילים עובד מהבית , רבים מאיתנו שואלים:



מהי פגישה וירטואלית?

פגישה וירטואלית היא מִקרֶה שמפגיש אנשים באמצעות האינטרנט או רשת דיגיטלית, בדרך כלל כדי להשיג מטרה משותפת. פגישה וירטואלית מסודרת מאפשרת לאנשים לשתף פעולה ולשתף מידע בזמן אמת ללא צורך להיות באותו מיקום פיזי.

תודה לך מתנות לעבודה

מוניקה לינארס מאתנו מצב קבוצת הפייסבוק של עוזר ההנהלה מסביר עוד:

'פגישות וירטואליות מחברות בינינו כשאנחנו לא יכולים להיות ביחד בגלל מגיפות, מרחקים ארוכים, מזג אוויר נלווה וחוסמים אחרים. כאשר מתוכננים היטב, פגישות אלה יכולות לעזור לנו להתעלות מעל מחסומים מרחביים לשמירה על יחסי עבודה, המשכיות עסקית ושיתופי פעולה יצרניים. '



זה נכון! תכנון הוא סוד ההפקה המרבית מהפגישות הווירטואליות שלך.

רוצים לשמוע עוד סוד?

התכנון לא צריך להיות קשה מכיוון שהתווינו עבורכם את כל הצעדים.

כדי להפוך את הפגישות הווירטואליות שלך ליעילות ככל האפשר, עיין בשלבים המפורטים להלן והורד את רשימת הבדיקה שלנו.

צפו ברשימת 8 הפגישות הווירטואליות שלנו

תוכן עניינים

רשימת הפגישות הווירטואלית שלך

מה אתה רוצה להשיג במהלך המפגש הווירטואלי שלך ז ?

משחקי מצחיק קרח מצחיקים למבוגרים

התנהלות מקדימה-צ'קים

המטרה שלך עשויה להיות 'רכה' (לקבל זמן פנים איכותי עם עמיתים לעבודה) או שהיא 'קשה' (להגיע להסכמה לגבי אסטרטגיית המכירות השנתית שהשתנה), אך כך או כך, תוכנית משחקי פגישות וירטואלית תעזור לך לעשות את מה שאתה צריך לעשות.

חטיפים בריאים לקנות בחנות

פגישות וירטואליות מגיעות יחד עם קומץ מחסומים מיוחד - אתגרים טכנולוגיים, מעורבות נמוכה וזרמי מפגשים בלתי צמודים - שיכולים להגיע בינך לבין המטרה שלך.

מדבר עם Inc., מאמן מומחה לי א 'מילר סיכמה את הבעיה בצורה מושלמת:

'הטעות הגדולה ביותר שאנשים עושים היא בהנחה שההשפעה כאשר אתה נפגש פנים אל פנים זהה להשפעה כאשר אתה מתקשר באופן וירטואלי. זה לא. הכללים שונים מכיוון שאנשים מגיבים אחרת כאשר הם מתקשרים בצורה וירטואלית. '

רשימת ביקורת זו תעזור לך להתמודד עם אתגרי פגישות וירטואליים בעבר.

שלב 1: מסמר את הפרטים

עשו זאת: 1-2 שבועות לפני הפגישה הווירטואלית שלכם

ציפורניים-למטה-הפרטים

למה :

  • צמצום הפרטים יעזור לך לזהות דרכים להתמודד עם אתגרי פגישות וירטואליים, כולל:
    1. קשיים טכנולוגיים
    2. הפרעות והסחות דעת
    3. חוסר זרימה בשיחה (בהעדר רמזים פיזיים, אנשים נוטים לדבר ולהפריע זה לזה יותר)

איך ל :

  • תאר לעצמך כיצד הפגישה שלך תפעל מההתחלה ועד הסוף על ידי בחינת הגורמים המפורטים להלן.
  • תעד את הזרימה שלך להתייחסות במהלך שלבי התכנון העתידיים.

טכנולוגיה וציוד :

  • למד כיצד פועלים כלי פגישות וירטואליים אלה.
  • שתף הוראות משתתפים בהוראות בסיסיות.
  • שקול מה יכולות הכלי שלך מאפשרות לך לעשות:
    1. השתק / בטל השתקה של משתתפים
    2. כבה את הסרטון של המשתתפים
    3. דחה את המשתתפים במידת הצורך
    4. הגדר רקע
    5. אם אתה צריך להשתמש בפלטפורמות תוכנה אחרות במהלך הפגישה הווירטואלית, שוקל להשתמש בפלטפורמת שיתוף פעולה כמו טוסטי .
    6. בחר מסגרת ניטראלית / מקצועית בה תוכל לארח את הפגישה בהפרעה מינימלית
    7. בדוק את כלי הפגישות שלך במחשב שלך

טיפ טיפ: יש המון פלטפורמות פגישות וירטואליות מקיפות המושלמות לקביעת פגישה עם משתתפים מרוחקים במספר מיקומים. אם אתם מחפשים אפשרות אמינה, נקסטיבה מציע התקנה מהירה וחוויית משתמש מעולה.

אימונים לעשות בעבודה

Nextiva- תוכנת עבודה מרחוק

אירוסין:

  • צור רשימת ביקורת של משתתפים כדי לסמן כשאנשים מדברים. קראו לאנשים שעוד לא היה להם תור.
  • תכנן לקחת סיבוב בתחילת הפגישה כדי שכולם יוכלו להגיד 'שלום'.
  • פתח מסלול קצר וסיכום אובייקטיבי לשלוח יחד עם הזמנתך לפגישה. כל המשתתפים צריכים לדעת:
    1. מטרת הפגישה
    2. אילו נושאים תעסוק
    3. כמה זמן תימשך הפגישה

טיפ מקצוען: הוספת סדר היום לפגישה ישירות להזמנת לוח השנה היא דרך טובה לתת למשתתפים מענה מהיר על מה יעסוק הפגישה וגם משמש כנקודת התייחסות שימושית למקרה שהם זקוקים לתזכורת.

  • קבעו ציפיות למשתתף.
    1. האם תזמין משתתפים לעזוב לאחר חלקים מסוימים בפגישה? (זה יכול לשמור על מעורבות)
    2. האם תבקש מהנוכחים להתחלף בדיבור?
    3. אתה יכול להשתמש בפונקציות השתקה או הרמת ידיים כדי להקל על סיבובים.

פתרון תקלות :

  • התחייב להמתין רק כ -3 דקות לפני תחילת הפגישה שלך.
    • השתק את כל המשתתפים עם כניסתם כדי להימנע מהדרדרת בזמן שמאחרים מטפטפים פנימה.
  • בקש ממישהו לנהל אימיילים מהמשתתפים שלא יכולים להתחבר.
    • כמארח, לא תוכל להוביל פגישה מרתקת תוך מתן תמיכה ב- IT.
  • בקש ממישהו (אולי מנחה הדוא'ל שלך) שיעזור להשתיק משתתפים שמשמיעים רעשי רקע מפריעים במשך 3 דקות ויותר. (בקשת האנשים האלה להשתיק את עצמם רק תשבש את הפגישה)
  • בקש ממישהו להיות המארח המשותף שלך. כאשר אתה מתמקד בכיסוי נקודות מפתח, אדם זה יכול לפקח על מעורבות.
  • התחייב לאסטרטגיה 'לזהות ולבטל' פתרון בעיות לאתגרים בלתי צפויים.
    1. זמני פגישות מוגבלים לא משאירים מקום להתנועע לפתרון בעיות זמן רב.
    2. לדוגמא, אם מישהו לא יכול להתחבר, פשוט אמרו לו שתפספסו אותם והזכירו לו שתשלחו סיכום פגישות.

שלב 2: שלח הזמנות לפגישות וירטואליות

עשו זאת: 1-2 שבועות לפני הפגישה הווירטואלית שלכם

שליחה-פגישות וירטואליות

למה :

  • כך שהמשתתפים יכולים להתכונן ולהתרגש. (זה גם יעזור לתהליך התכנון שלך לספור את הראש!)

מה לכלול :

  • תאריך ושעת פגישה.
  • מתכונת טכנולוגית.
  • כלול קישורים להתחברות וגם כל הוראות שפיתחת בשלב 1.
  • ציפיות למשתתף. (במיוחד אם החלטתם ליישם סיבובי רמקולים)
  • מסלול פגישה.
  • עמידה ביעדים.

שלב 3: שלח תזכורות לפגישות וירטואליות

עשו זאת: 24 שעות לפני הפגישה הווירטואלית שלכם

שלח-תזכורות לפגישות וירטואליות

למה:

  • זה עוזר להגביר את המודעות ומזכיר למשתתפים להתכונן.

מה לכלול:

  • בקשה לכולם לבדוק את טכנולוגיית הפגישות.
  • הפרטים המתוארים בהזמנה לפגישה המקורית.

שלב 4: ערוך בדיקות לפני פגישה

עשה זאת: 15 דקות לפני הפגישה הווירטואלית שלך

למה:

  • זה בדיוק כמו להקים חדר ישיבות פיזי לפני שהמשתתפים מגיעים. אתה רוצה להיות מוכן להתחיל ברגע שהנוכח המוקדם ביותר שלך מגיע.

איך ל:

  • היכנס לפגישה שלך עם חברי המארחים והמנחים שלך.
  • בדוק את המיקרופון והרמקולים שלך.
  • אמת את הגדרות הפגישה שלך, כולל כל הגדרות המשתתף (השתקה / כיבוי מצלמה) שתרצה שיהיה במקום.
  • הפעל חדר המתנה אם הטכנולוגיה שלך מאפשרת זאת. (אם מישהו יכנס במקרה כמה דקות מוקדם, זו לא תהיה בעיה)
  • בדוק את זרימת הפגישות ואת מסלול הטיול בפעם האחרונה.

שלב 5: התחל את הפגישה הווירטואלית שלך בסגנון

עשה זאת: בתחילת הפגישה הווירטואלית שלך

התחל את הפגישה הווירטואלית שלך בסגנון

למה :

איך ל :

  • ערוך שיחת מענה כדי לתת לכולם לחייך ולברך זה את זה.
  • ספק את שובר הקרח שבחרת בשלב 1.

רעיונות נוספים :

  • נגן קצת מוזיקה
  • שחק טריוויה
  • ערכו משאל או חידון
  • ערכו מסיבת ריקודים וירטואלית
  • שתף סרטון מצחיק כדי להצחיק את כולם

שלב 6: היה מארח הפגישות הווירטואלי הטוב ביותר אי פעם

עשה זאת: במהלך הפגישה הווירטואלית שלך

המארח הכי טוב לווירטואלי

למה :

  • אירוח באמת מקיים או שובר פגישות וירטואליות. המארח קובע את הקצב ואת הטון ויכול להשפיע על רמת המעורבות, לשמור על אנשים מדברים במקום להסתכל בטלפונים שלהם.

איך ל :

  • היצמד לזרם ולמסלול הפגישות שלך. למה? זה גורם לפגישה שלך להיות מסודרת ותכליתית.

השתמש באסטרטגיות / טכניקות אלה כדי להפוך את המשתתפים בנוחים ככל האפשר :

  • חיוך.
  • להתלבש כמו שהיית עושה לפגישה אישית.
  • דבר לאט יותר ממה שהיית עושה באופן אישי.
  • השתק התראות עבור כל היישומים האחרים שלך.
  • התמקדו רק בפגישה לאורך כל משך הזמן.
  • דבר בבירור אל תוך המיקרופון שלך.
  • האריך את ההפסקות אחרי כל מה שאתה אומר כדי לתת לאנשים הרבה זמן לשקול.
  • צור 'קשר עין' על ידי הסתכלות אל המצלמה שלך.
  • שאל לעתים קרובות אם למישהו יש שאלות או מחשבות נוספות. (פגישות וירטואליות יכולות לפעמים להרגיש כמו תוכניות טלוויזיה או מצגות. שאלות והנחיות מזכירות לאנשים שהם משתתפים פעילים ולא צרכנים פסיביים).
  • צלם סלפי קבוצתי (רק תמונה של המסך) כל רבע שעה כדי לטפח תשומת לב וקשר עין.
  • דבר בידיים כדי לעודד את המשתתפים להסתכל עליך וליצור קשר עין.
  • הימנע מלהסתכל על עצמך. (הסתר את השקפתך אם אתה חייב)
  • הודות לתרומות הדוברים בהנהון שקט. (הערות מילוליות יאטו את הפגישה, אך אישור פיזי מאפשר למשתתפים לדעת שהם נשמעו).
  • התקשרו למשתתפים שלא הייתה להם אפשרות לומר דבר.
  • אם הפגישה שלך ארוכה, קח הפסקות.
  • השתמש בשוברי קרח נוספים או בדיחות שוברות קרח להעסיק משתתפים שנשארים ליד שולחנותיהם.

רוצים טיפים נוספים? נסה לפרוץ כמה מהטכניקות הללו עבור משחק במצלמה.

שלב 7: אל תסיים רק את הפגישה הווירטואלית שלך - סגור אותה

עשה זאת: לפני שתחתום מהפגישה הווירטואלית שלך

סיום הפגישה הווירטואלית שלך

למה :

  • פורמטים וירטואליים מאפשרים לנו לעזוב פגישות בלחיצת כפתור אחת קלה. הימנע מהדחף ללחוץ על הכפתור ולהקפיץ. סגור את הפגישה שלך במטרה ושליטה.

איך ל :

  • שאל אם למישהו יש מחשבות נוספות להוסיף.
  • סכם נקודות מפתח.
  • סיכמו את הצעדים הבאים והבהירו גורמים אחראיים.
  • אמור למשתתפים שתשלח דוא'ל מעקב בקרוב כדי שיידעו לצפות בזה.

שלב 8: עקוב מייד אחרי

עשה זאת: לאחר סיום הפגישה הווירטואלית שלך

כיצד להפחית לחץ במקום העבודה

מעקב-מייד

למה :

מה לכלול במייל המשך :

  • סיכום פרוטוקול הפגישה .
  • סיכום השלבים הבאים.
  • הישג מפתח בפגישה. (עם כל מזל, זה יתאים למטרת הפגישה העיקרית שלך)
  • הקלטה. (אם ניתן ליישום)
  • קישור סקר שביעות רצון או פשוט בקשה לשלוח לך דוא'ל ישירות עם משוב. (האם פגישה זו הועילה? מדוע או מדוע לא?)

שלבי מעקב נוספים :

  • פנה אל כל מי שהתקשה להתחבר לאירוע מתוך שלהם משרד ביתי .
  • הם כמובן ייכללו בדוא'ל המעקב הראשי שלך, אבל התנצלות נוספת היא נגיעה נחמדה.

צפו ברשימת 8 הפגישות הווירטואליות שלנו

אנשים גם שואלים את השאלה על פגישות וירטואליות

ש: מהם היתרונות של פגישות וירטואליות?

ש: כמה זמן אמורה להימשך פגישה וירטואלית?

  • ת: פגישות וירטואליות אמורות להימשך לא יותר משעה. חלק את הפגישה שלך לחלקים של 15 דקות וקח הפסקות כדי לשמור על אנרגיית המשתתפים. היו מוכנים להשתמש בשיקול הדעת שלכם. אם אתה מרגיש שהמעורבות צנחה, זה עשוי להיות פרודוקטיבי יותר בטווח הארוך לסיים את הפגישה מוקדם.

ש: איך אוכל להפוך פגישה וירטואלית לאינטראקטיבית?

  • ת: הפוך פגישה וירטואלית לאינטראקטיבית על ידי תכנון מדוקדק של כל היבט בפגישה שלך. זה כולל הבנה של טכניקות אירוח שהופכות אנשים לנוחים וזיהוי אסטרטגיות מעורבות המעודדות השתתפות.

ש: כיצד אוכל לדעת אם הפגישה הווירטואלית שלי הייתה אפקטיבית?

  • ת: דע אם הפגישה הווירטואלית שלך הייתה יעילה על ידי בקשת משוב בדוא'ל המעקב אחר הפגישה שלך. אתה יכול גם לנקוט בצעדים כדי להפוך את הפגישה שלך ליעילה ככל האפשר בתהליך התכנון.

ש: מה הצעד הראשון לניהול פגישה וירטואלית יעילה?

ש: מדוע פגישות וירטואליות עובדות בשנת 2021?

  • ת: פגישות וירטואליות עובדות בשנת 2021 מכיוון שהצורך שלנו להיפגש מרחוק גדול מתמיד, טכנולוגיית הפגישות שלנו טובה מתמיד והידע שלנו על מה שהופך פגישות וירטואליות למוצלחות גדל מדי יום.

ש: מה אני צריך בכדי להתחיל פגישה וירטואלית?

  • ת: כדי להתחיל פגישה וירטואלית, אתה זקוק למרחב עבודה ייצוגי, מחשב נייד או מחשב שולחני, חיבור אינטרנט אמין, תוכנת פגישות וירטואלית, משתתפי פגישה ושאלת פורץ קרח טובה בכדי להניע את הדברים. מצא צעדים אחרים לתכנון פגישות וירטואליות.

ש: האם יש דרכים לשפר את מעורבות העובדים המרוחקת בפגישה הווירטואלית שלי?

  • ת: שפר את מעורבות העובדים המרוחקת בפגישה הווירטואלית שלך על ידי התנהלות רול, שימוש בשאלות על שוברי הקרח, שיתוף מסלול הפגישה ויעדים שלך, ובקפידה על התווך על הפגישה שלך כדי לוודא שכולם משתתפים.

ש: מה המטרה של פגישה וירטואלית?

  • ת: מטרת הפגישה הווירטואלית היא להפגיש בין אנשים דיגיטלית לדון בסוגיות חשובות, להשיג יעדים קריטיים, או לבנות ולתחזק יחסי משרד בריאים.

ש: כיצד עלי להתחיל את הפגישה הווירטואלית שלי?

  • ת: עליך להתחיל את הפגישה הווירטואלית שלך על ידי התייחסות ולהציג שאלה קצרה על פורץ הקרח. גלה כיצד לתכנן, לארח ולסיים את הפגישה הווירטואלית שלך.

ש: כיצד עלי לסיים את הפגישה הווירטואלית שלי?

  • ת: סיים את הפגישה הווירטואלית שלך על ידי איסוף מחשבות אחרונות וסיכום נקודות המפתח והצעדים הבאים. כדאי גם לתכנן לשלוח דוא'ל מעקב מיד לאחר הפגישה. מצא טיפים נוספים לתכנון פגישות וירטואליות מתחילתן ועד הסוף.

האם יש משהו שפספסנו? אנא יידע אותנו בתגובות!