16 מיומנויות שלא ניתן להכחיש מהעוזרים המינהליים הטובים ביותר בשנת 2021

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

עוזר אדמיניסטרטיבי כוכבי יכול להיות הנשק הסודי של החברה.



בעבר היה 'עוזר מנהלי' שם נרדף לדברים כמו תזמון, הנהלת חשבונות וארגון נסיעות. לא כך היום .

אמנם פונקציות אלה הן עדיין חלק חשוב בתפקיד, אך בימים אלה מוטלת על המנהלים הרבה יותר. לעתים קרובות, מנהלים לוקחים על עצמם פונקציות אסטרטגיות קדמיות שהועברו באופן מסורתי למשאבי אנוש או מבצעים - דברים כמו עולה עובדים חדשים ותכנון אירועים.

למנהלים של ימינו מוטלת לעתים קרובות המשימה גם לנהל תרבות חברות פנימית וגם מרוחקת באמצעות תוכנת זיהוי עובדים כמו הַרכָּבָה - שהוא בחינם.



יותר ויותר, שמירה על תרבות משרדית חיובית היא קריטית לגיוס ושימור כישרונות מובילים, מעורבות עובדים , ומעודדים אותם לבצע את המיטב. מנהל החברה מוטל על תפקידי אחריות רבה הקשורה לתרבות כמו תכנון מחוץ לאתרים, ניהול הטבות כמו חטיפי משרד , ובאופן כללי שמירה על האווירה המשרדית.

כשמדובר בזה, ממנהלים צפויים להשאיר את הדברים בצורה חלקה, לא משנה מה נדרש. תחשוב עליהם בערך כמו 'שחקן השירות' בבייסבול. הם עסקאות ג'קס וג'יל של כל הסחר, שצפויות להופיע ברמה גבוהה בהמון מצבים שונים.

(- גמור יותר עם זה האסיסט - העלון השבועי מספר 1 בחינם המיועד לעוזרים על ידי עוזרים.)



אז הגיוני שהמנהלים של ימינו זקוקים למגוון רחב של מיומנויות על מנת להצליח בתפקיד מאתגר זה.

אך מהן רשימת הכישורים המינהליים ההם? ומה מפריד בין המנהלים הטובים לגדולים? לאילו רעיונות לפיתוח מקצועי לעוזרים אדמיניסטרטיביים עליכם לעקוב?

זה בדיוק מה ששאלנו את קהילת מנהלי הרוקסטאר שלנו. להלן הכישורים של עוזר מנהלי שמשלם באמת את החשבונות.

לאחרונה סקרנו מעל 1,273 עוזרי מנהלים בקבוצת הפייסבוק של מדינת עוזר ההנהלה ומצאנו זאת monday.com היה כלי הפריון המועדף עליהם לשימוש.

תוכן עניינים

1. הכרת כל המשאבים

כשאתה עוזר מנהלי, כולם תמיד סומכים עליך שיהיה לך פתרון לכל בעיה או כלי לשימוש לכל צורך.

מנהלים בולטים מקדימים את השאלות על ידי שמירת מסד נתונים או קובץ אקסל של כלים שימושיים ומשאבי מעבר.

הפעל רשימת GO-to משלך עם כמה מהנשקים הסודיים האהובים עלינו על מנהל המערכת.

האסיסט : שקול את העלון השבועי freemium הזה כקיצור הדרך שלך לדעת על כל המשאבים, כולל תוכנה מועילה וטכנולוגיה חוסכת זמן. הישאר מעודכן על ידי עריכת משאבים המועברים אליך על מגש כסף (aka דואר אלקטרוני מעוצב להפליא) בכל שבוע. הירשם בחינם כאן!

משאבים מועילים אחרים:

2. פתרון בעיות יצירתיות

אם ברצונך ללמוד כיצד להיות עוזר מינהלי טוב בשנת 2021, פתרון הבעיות צריך להיות בארגז הכלים שלך. מכיוון שאחריותו העיקרית של מנהל מערכת היא לשמור על דברים נקודתיים, פתרון בעיות הוא מיומנות הכרחית. עם עבודה מרחוק ולוחות זמנים גמישים במגמת עלייה, מקום העבודה המודרני של ימינו דורש סוג חדש של חשיבה יצירתית כדי לשמור על הכל בצורה חלקה.

צ'לסי הנאט, עוזרת בכירה למנכ'ל לקידום נשים מנהלות, מספרת לנו מדוע:

צ'לסי-הנאט'עוזרים אדמיניסטרטיביים נמצאים במיקום ייחודי להיות פוליטרים - הם מכירים כל כך הרבה היבטים שונים בסביבת העבודה שלהם ונתפסים כמכשיר לפתרון בעיות.

ככל שהם מסוגלים לפתור בעיות ביעילות, כך הם הופכים להיות בעלי ערך רב יותר בעמדתם מכיוון שהם שומרים על הכל נע בצורה חלקה. '

יצירתיות ויכולת אלתור, לדברי הנאת, הם חלק הכרחי במשוואה בחברות בכל סדר גודל.

דברים מגניבים לשולחן שלך

צ'לסי-הנאט'אני רואה זאת גם בחברות קטנות וגם בקנה מידה גדול, אבל בחברה קטנה כמו שלי, ההשפעה של כישורי הניהול האלה היא מונומנטלית ומביאה אותך באמת.'

3. נימוסים נכונים

מנהלי ממשק עם אנשים בכל יום ויום. כל מיני אנשים.

כמו מנהלי משרד מנהלים הם אחד האנשים הבודדים בחברה (מלבד אולי המנכ'ל או צוות משאבי אנוש בכיר) העוסקים בעובדים בכל רמה.

כמובן, זה לא מוגבל לאינטראקציות פנימיות. תפקיד הניהול כמעט תמיד פונה קדימה. אם אתה מנהל מערכת, לעתים קרובות אתה שומר הסף של מחלקה או מנהל, מטפל בשיחות נכנסות, פונה לספקים או מדבר ישירות עם אנשי רמה גבוהה בחברות אחרות.

לכן נימוסים ונימוסים טובים כל כך חשובים. מנהלת אליזבת ווייט-פיטרס מסבירה ואומרת לנו כי נימוסים הם 'אמנות אבודה שמובילה דרך נסיבות מאתגרות רבות.'

לדברי ווייט-פיטרס, אחד הסודות לשליטה באומנות הנימוסים הוא בהקשבה. היא אומרת,

אליזבת-לבנה-פטרס'[A] rockstar [admin] מקשיב לא רק למילים, אלא לטון ולשפת גוף כדי לקרוא בין השורות.'

הנה דוגמה למה היא מתכוונת:

אליזבת-לבנה-פטרס'הטלפון מצלצל. זה קול מחמיר המחייב לדבר עם המנהל. בזמן שהוא מחייך ומנומס, מנהל מעריך במהירות את המצב. בהתבסס על תרבות החברה, יכולות להתקיים מספר פעולות: אפשר לרשום הערה ולהבטיח למתקשר שהיא תועבר, אפשר להעמיד את המתקשר ולקבוע כיצד להפריע למנהל / להעביר את השיחה, או שאפשר לנסות לבצע לפתור את הבעיה ישירות.

על ידי האזנה לשפה וטון, ניתן לקבוע אילו פעולות לנקוט. כל שלב בדרך עם תקשורת מנומסת, פוטנציאל הטיפול במצב לתוצאות הטובות ביותר עבור המתקשר והמנהל עולה.

'אנא' ו'תודה 'יבחינו בשניהם. עם ניסיון, מנהל המערכת ילמד מהמנהל מה עבד היטב וכך, יידע להתמודד עם ההתרחשות הבאה. '

מנהלים, מתברר, זקוקים למנת משכל רגשית גבוהה, ויכולת לקרוא אנשים ולהגיב בהתאם.

ארבע. אינטליגנציה רגשית

אינטליגנציה רגשית מתייחסת לכישורים להבנה - ואף להשפעה - של רגשות בעצמנו ובאחרים. למנהלים המוצלחים ביותר יש אינטליגנציה רגשית באבדים. הנה למה:

  • אינטליגנציה רגשית מקלה על אנשים לעבוד איתם. מנהלים המותאמים לרגשות של אחרים משיגים תוצאות טובות יותר ממשא ומתן ואינטראקציות אחרות. אינטליגנציה רגשית מתורגמת לתוצאות טובות יותר בהתמודדות עם כל האנשים ובכל המצבים, מה שהופך אותה למיומנות חובה עבור מנהלים, אשר צריכים לבקש עבודה, לבצע עבודה ולנהל משא ומתן על אודות לעבוד עם טונות של אנשים.
  • אינטליגנציה רגשית עוזרת לאנשים לנהל את רגשותיהם של אחרים. יכולת זו לקרוא אנשים עוזרת למנהלים לחזות בצרכים של בוסים ושותפים מרכזיים אחרים. לדוגמא, ניחוש שבוס אינו מרוצה מדיווח נותן למנהל שאפתן את הסיכוי לזכות בחסד על ידי הפניה מחדש או שיחזור השיחה.
  • אינטליגנציה רגשית הופכת פתרון סכסוכים למשב רוח. הֲבָנָה רגשות מקלים על ההתמודדות עם רגשות, אפילו שליליים. וידע כיצד להתמודד עם רגשות נותן למנהלים את הכלים לפתור כל סכסוך.
  • אינטליגנציה רגשית מקלה על הניהול. מנהלים אינטליגנטים מבחינה רגשית יכולים לזהות את סימני הלחץ שלהם ולהבין שהגיע הזמן להפסקת מדיטציה.

5. ראיית הנולד והציפייה

למנהלים הטובים ביותר אין צורך לומר להם מה לעשות. הם צופים את הפתרון עוד לפני שהבעיה הופכת לבעיה. האדמיניסטרים האלה עולים מלהיות מועילים במיוחד להיות חיוניים, ראשי הנשק הסודיים פשוט לא יכולים לחיות בלעדיהם.

קלי טוד החלה את הקריירה שלה בתור EA, ותמכה בשני ביצועים בחברת הפקות HGTV. במוחה, יכולתה לחזות היא זו שגרמה לה באמת לזרוח.

ציטוט קלי-טוד'תשומת לב לפרטים באמת תביא אותך רחוק מכיוון שמנהלים אלה דורשים שלמות, וכמה שהם יכולים להיות נחמדים, הם רוצים שדברים יעשו נכון, והתפקיד שלך ... הוא להקל על חייהם.

אם אתה יכול להישאר צעד אחד לפני הבוס, כמו, 'דאגתי לקחת את ההזמנה בשבילך כי אני רואה בלוח השנה שאתה חסום'.

הציפייה והסוג הזה של מוכנות שמעליהם באמת יביאו אותך לבלוט בפניהם ....

[מנהל המערכת] יכול להיות החבר הכי טוב של Exec, ואם הם חושבים צעד אחד לפניהם, אתה הולך להתבלט. '

צ'לסי הנאת מסכימה:

צ'לסי-הנאט'מכיוון שעבודתם כוללת כל כך הרבה היבטים שונים בחברה, יש להם יכולת ברורה לחזות אתגרים ותוצאות פוטנציאליים.'

6. ריבוי משימות

בעבר טענו בכך ריבוי משימות הוא מיתוס שמשמיד את התפוקה . המוח שלנו לא מחוייב לבצע יותר ממשימה ברמה אחת בכל פעם, ולכן האסטרטגיה הטובה ביותר היא לתעדף ולהפיל אותם בזה אחר זה.

אנו ממליצים להשתמש בתוכנה כמו monday.com ליצור, לעקוב ולפקח אחר המשימות היומיומיות שלך. יש ניסיון בחינם שתוכל להירשם אליו כאן .

ולמרות שהדבר נכון במידה רבה - אל תנסה לכתוב מודל פיננסי בזמן שיחת מכירה, למשל - חלק מאחריות הליבה של מנהל המערכת מחייבת אותם לדפוק משימות בו זמנית.

הסיבה לכך היא שבנוסף לאחריות הגדולה והאסטרטגית יותר, משימות דרגות כמו הגשה או תזמון עדיין נופלות בידי המנהלים. היכולת לבצע את אלה במהירות - או במקביל - היא יתרון גדול. המנהלים הטובים ביותר עושים זאת ללא מאמץ.

סטפני מריט, עוזרת מנהלתית בבוניץ, מסבירה:

סטפני-מריט'המיומנות המובילה שעוזר מנהלי היא היכולת לבצע ריבוי משימות. אני יודע שבדרך כלל יש לי כמה דברים בו זמנית ואני צריך להיות מסוגל לעשות את שניהם בו זמנית.

משחקים מקוונים לבניית צוות בחינם -

לדוגמא: אני צריך להכין חדרי מלון לקבלני המשנה שלנו, בזמן שאני בטלפון אני יכול לענות על מיילים, או לסיים קצת ניירת. '

7. הסתגלות

כפי שציינו בעבר, אחריות הרשימה של מנהל המערכת רחבה ומגוונת. לעתים קרובות, משמעות הדבר היא היכולת לעצור בגרוש ולסובב לעבר פרויקט שאינו קשור לחלוטין. הדברים משתנים במהירות, והמנהלים הטובים ביותר יכולים להגיב ולהסתגל בקלות.

לדוגמא, אם הבוס חושף פתאום נסיעה ספונטנית שתשלח אותה מהמשרד בשבועיים הקרובים, מנהל המערכת שלה צריך לצאת לפעולה, לנקות את לוח הזמנים שלה תוך תקשורת יעילה עם כל הגורמים המושפעים כדי למנוע רגשות פגועים ואגו חבול. . במצב זה, אין זמן להילחץ ולבלות שעות על החלטות מה לעשות.

הנה שוב מריט כדי להסביר:

סטפני-מריט'המיומנות העליונה האחרת תהיה היכולת לשנות את מה שאתה עובד עליו בהתראה של רגע. אני יכול להיות באמצע משהו והבוס שלי נכנס ואומר שהוא צריך משהו עכשיו, אני צריך להפסיק את מה שאני עושה ולעשות את מה שהוא ביקש ממני, ואז לחזור למסלול מה שעשיתי לפני שהוא הגיע לראות אותי.'

זו נקודת מפתח - לא מדובר רק בהחלפת משימות במהירות, אלא ביכולת לחזור למסלול ברגע שתחזור. אחרי הכל, יש מעט מאוד שמנהל עושה את זה לא חשוב.

8. ארגון מוקפד

זה אולי נראה לא פשוט, אבל זה סופר חשוב. כשאתה עובד על המון פרויקטים שונים, אין לך זמן לבזבז שכפול עבודה בגלל חוסר ארגון. בנוסף, ארגון מסייע להפחתת לחץ, והוא גם מונע עבודה חשובה מ'נפילה דרך הסדקים 'באופן מילולי ובביטוי.

כשזה מגיע לאופן ההתארגנות, סטפני מריט טוענת שיש רק כלל אחד - מה שעובד בשבילך:

סטפני-מריט'אין שני אנשים שעובדים אותו דבר. אני אוהב לסיים פרויקט לפני שאתחיל בפרויקט אחר. אבל זה לא תמיד אפשרי, אז אני צריכה לקבל תזכורות להגיד לי לסיים את הפרויקט הראשון שעבדתי עליו.

לכל אחד יש את הכישורים הארגוניים שלו ויודעים מה הכי מתאים לו. אני אדם ראייה. אני משתמש הרבה בלוח השנה. יש לי דברים בקומה שלי כדי שאוכל לעמוד בקצב של הכל.

ילדה אחת שאני עובד איתה משתמשת בערימות על שולחנה, כך שהיא יכולה להיות בטוחה שמה היא עובדת נגמרה. '

לא משנה מה השיטה שלך, ארגון הוא בהחלט מיומנות חובה של מנהל מערכת.

(- גמור יותר עם זה האסיסט - העלון השבועי מספר 1 בחינם המיועד לעוזרים על ידי עוזרים.)

9. בעל 'לב המשרת'

טבע לראשונה על ידי רוברט גרינליף, המונח ' מנהיג המשרתים ”עשה את דרכו ללקסיקון הניהולי מאוחר. הכוונה היא לסגנון מנהיגות שמעמיד את רווחתם של אחרים במקום הראשון. בפועל, משמעות הדבר היא התמקדות בפיתוח אישי ומקצועי, וצפייה באחריותו העיקרית של האדם להיות לתמוך בהצלחת הצוות של האדם.

רעיון זה של 'שירות' חשוב לא פחות בתפקיד הניהול כמו בתפקיד מנהיגותי.

ולרי-גומז'זה חשוב מאוד. מנהל רוקסטאר או עוזר מינהלי רוצה לשרת את מנהיגם - בין אם המשימה גדולה או קטנה. מנהל חזק יודע שעל ידי עזרה בהשגת מטרות הבוס שלהם הם ישיגו את שלהם. '

-וולרי גומז, עוזרת אדמיניסטרטיבית ב- ADP

מנהלים גדולים הם חסרי אנוכיות, ויודעים שנכונותם להצטרף לקבוצה עוזרת להבטיח גם את הצלחת הקבוצה וגם את שלהם.

10. תושייה

היכולת לאלתר, לחשוב על הרגליים ולהעלות פתרונות של זבוב היא אחת התכונות החשובות ביותר שמנהל יכול להרים. ולרי גומז מסבירה מדוע:

ולרי-גומז'טרם תיאמתי אירוע שמתקיים בלי תקלה בלי קשר למה שאני מתכנן. בין אם יש שינוי ברגע האחרון בכמות הצפונית שכבר תקצבתם ובין אם תקלה מערכתית בצג המסך 5 דקות לפני שהמצגת של הבוס שלכם אמורה לעלות לאוויר.

אתה חייב להיות מסוגל לחשוב על הרגליים - תהיה הבעיה אשר תהיה, מנהל rockstar ימצא פיתרון! '

אליזבת ווייט-פיטרס מסכימה שתושייה היא תכונה מרכזית, ואומרת,

אליזבת-לבנה-פטרס'אני רואה ב- AA כ- MacGyver ארגוני (זוכרים את התוכנית משנות ה -90?) שידם מעט מכל דבר, מסוגלים לפתור בעיות באופן יצירתי ומסוגלים לשאול את השאלות הנכונות בשלב מוקדם על מנת למנוע פערים פרויקטים או אתגרים בלתי צפויים. '

11. חצץ

כולנו מכירים את חוק מרפי - כל מה שיכול להשתבש ישתבש.

ובכן, עולם העסקים אינו חסין - רחוק ממנו. כל מי שאי פעם ניהל פרויקט יודע שהאתגרים הם בלתי נמנעים.

כנ'ל לגבי תפקיד הניהול. בשלב מסוים, הדברים ילכו לצדדים. שרתים קורסים, מערכות טלפון יורדות, ספקים מתקלפים, טיסות מתבטלות, אנשים עוזבים.

זה לא קשור רק לתושייה. זה להיות מספיק חזק כדי לעמוד בכל מצב. אדמיניסטאר של רוקסטאר לא מתפורר בלחץ. הטובים ביותר מתמידים, עולים על המאורע ומבצעים את העבודה. זה חצץ אמיתי.

כך מנהלים יכולים לטפח חצץ אמיתי, המכונה לפעמים גמישות:

  • חברתי עם עמיתים לעבודה. חברתית משחררת אוקסיטוצין, מה שמפחית את הרגישות ללחץ.
  • מבקש עצות. לפעמים, נקודת מבט אחרת היא כל מה שאנחנו צריכים כדי לעבור זמנים קשים.
  • התמקדות בחשיבה. אנשים יכולים לשלוט רק בעדשה שדרכה הם רואים את העולם, אך הם יכולים לשנות את עמדותיהם משליליות לחיוביות באמצעות שינוי נקודת מבט פשוט.

12. תקשורת יעילה

אין שום סוג של תקשורת שהמנהלים לא נוגעים בהם. הם חייבים להיות בקיאים בטלפון, לכתוב מיילים טובים, ולבטוח בפרויקט כשהם מדברים עם עובדים בכל הרמות פנים אל פנים. לעתים קרובות הם צריכים לכתוב תקשורת ברחבי החברה או אפילו להרכיב אותם מצגות חזותיות בשם הבוס שלהם.

לא משנה מה המדיום, התקשורת שלהם צריכה להיות ברורה , ישיר ותמציתי. זה נכון במיוחד עבור מנהלים העובדים בצמוד למנהלים. מנכ'לים ומנהיגים בכירים אחרים אינם רוצים להפיץ, להסתובב או כל סוג אחר של התרוצצות - הם רוצים תקשורת יעילה זה נכון לעניין.

לימוד הדרך היעילה ביותר לעשות זאת המסייעת להפריד בין המנהלים הטובים לבין הגדולים.

שירותי עוזר וירטואלי ומנהלים המעוניינים לחדד מיומנויות תקשורת יכולים להיעזר בחבר ביקורת. אדם זה מוכן לספק אַגָבִי משוב על סקריפטים פנים אל פנים, אימיילים וכל דבר אחר. הם לא מבצעים סקירה מעמיקה; הם פשוט מדברים על אזורים שפשוט לא הגיוניים.

גם לאחר מספר סבבי ביקורת, מנהלים יראו מסלולים שונים להבהרת התקשורת שלהם.

13. חיסכון טכני

מנהלים וטכנולוגיה הולכים ביחד בימינו. זה לא רק דוא'ל יותר - מנהלים צפויים להיות בקיאים במגוון רחב של אפליקציות ופלטפורמות משולבות.

אנחנו מדברים על אפליקציות תקשורת כמו Slack, מערכות לוח שנה כמו ברוגע , מערכות חיוב, פלטפורמות הזמנת נסיעות, מערכות משאבי אנוש כמו TriNet , או תוכנת מעורבות עובדים כמו מקום עבודה קוונטי , 15 חמש אוֹ TINYpulse . (קרא את המדריך המדהים של Quantum Workplace ל קניית תוכנת מעורבות עובדים .)

זה הרבה טכנולוגיה.

כשדברים משתבשים, אתה לא תמיד יכול לסמוך על אנשי IT. למעשה, בחברות קטנות יותר, המנהל יכול להיות בעצם הבחור הטכנולוגי או הדגל. אם אתה יכול לאתחל מחדש את המחשב שהתרסק, אס a מבחן חשיבה ביקורתית , פרסם פוסט בבלוג בוורדפרס, או אפילו פשוט הפעל מחדש את האינטרנט, יש לך רגל במשחק הניהול.

אז איך יכולים מנהלים ללטש את החוכמה הטכנולוגית שלהם? הם יכולים להתחיל ברשימה של טכנולוגיות נפוצות ולזהות עם אילו כלים הכי פחות נוח להם. אחרי זה התרגול עושה מושלם. אנו ממליצים לחסום שעה בכל יום להתנסות בטכנולוגיה שונה, להכיר את המערכות ולעיין בכלים ' עֶזרָה ו קהילה עמודים. ברבים מדפים אלה יש אוצרות משאבים שרוב האנשים אפילו לא מחפשים; בחלק מהדפים יש ממשקי צ'ט 24/7 או קווי טלפון המנוהלים על ידי מומחים טכניים שיכולים לענות על כל שאלה. כאשר מתעורר הקושי הגדול הבא מבחינה טכנית, התיקון הגדול יכול להיות קל כמו לדעת לאן לפנות לקבל עזרה במהירות.

14. חשיבה על תמונה גדולה

מנהלים מהימנים הם לעתים קרובות יועצים בפועל למנהיגות בכירה. הם יכולים לשמש לוח צליל לרעיונות חדשים, להציע תהליכים חדשים, או אפילו להכביד על החלטות שכירה.

מיטב המנהלים מספקים תובנות בעלות ערך על ידי המלצות המבוססות על הבנת עסקיה של החברה ותרבותה. לדעת לחשוב על דברים בהקשר שלם גדול יותר זה קריטי.

חשיבה על תמונה גדולה אולי נשמעת כמו משהו שהושאר הכי טוב לחזוני העולם, אך למען האמת, כולם יכולים לטפח את היכולת לחשוב קדימה. שקול לנהוג. נהיגה הגנתית טובה כוללת סריקה קדימה כדי לראות לאן הדרך מובילה אותך. אותה טכניקה חלה על מושגים מופשטים, כמו מטרות החברה. איזו דרך אתה סולל לחברתך עם הפעולות שאתה מבצע היום? עם אילו מכשולים אתה מצפה להתמודד? ברגע שאתה יכול לדמיין את הדברים האלה, אתה יכול להתכונן לקראתם.

15. תשומת לב לפרטים

אם חשובה חשיבה על תמונה גדולה, גם הצד השני נכון. פרטים חשובים בעבודה של מנהל מערכת, וחובה לשים לב אליהם.

חשוב על זה - הרבה ממה שמנהל עושה הוא יחסית גבוה. אם לא תקבל את ההופעה הזו בטיסה, ייתכן שהיא לא תוכל לסגור את סבב המימון הבא שהחברה שלך זקוקה לו כדי להדליק את האורות.

אם לא תקבל תשלום בספק פיקטיבי בזמן ובסכום הנכון, הם עשויים להסתובב ולתבוע את החברה שלך. או הגרוע מכל ... טעות שגויה מצידך עשויה לגרום לבוס שלך להראות רע.

בקרת איכות בכל הנוגע לפרטים היא נכס גדול עבור כל מנהל מערכת.

16. עדיפות

באמצעות אמנות התעדוף, מנהלים יכולים להפוך רשימת מטלות לרשימת הישגים שלא יסולא בפז. יכולת להבדיל בין 'משימות קריטיות למשימה' לבין 'משימות שיכולות לחכות' מציגה שיפוט ללא דופי, כישורי מנהיגות והתאמה לערכי החברה. החשוב מכל, סדר העדיפויות מציג יכולות, מעורר אמון מצד מנהיגים שנרגשים שהם לא צריכים להחזיק ידיים.

עדיפות עשויה להיות גם המפתח לשמירה על רוגע כשאתם עומדים בפני רשימת משימות המכפלה בשנייה. חוסר מיקוד במצבים אלה מוביל לבהלה, ובהלה הורגת את התפוקה. צלילה ישירה למספר משימות קריטיות והצבת מטלות טריוויאליות שומרת על זרימת העבודה בעדיפות תוך הפחתת הלחץ בניסיון לבצע הכל.

מנהלים יכולים להגביר את כישורי התעדוף על ידי האזנה מדוקדקת במהלך פגישות ושיחות מזדמנות כדי לספוג את ההקשר מאחורי מטלות שונות ולשפוט טוב יותר את חשיבותן. אנו ממליצים גם לעבור על רשימת המטלות ולשאול 'על מה זה משפיע?' העדיפויות האמיתיות יופיעו בקרוב.

(- גמור יותר עם זה האסיסט - העלון השבועי מספר 1 בחינם המיועד לעוזרים על ידי עוזרים.)

שוברי קרח לקבוצות גדולות של אנשי מקצוע

אנו מקווים שתלמד כיצד לפתח מיומנויות של עוזרים אדמיניסטרטיביים אשר יעלו אותך לשלב הבא! אז מה תגיד לך? אתה רואה את עצמך מנהל אגדי? מהם הטיפים והטריקים האהובים עליך על העוזר הניהולי? אל תתביישו, ספרו לנו בתגובות למטה.